Dùng outlook như thế nào

Outlook cho kinhdientamquoc.vn 365 Outlook 2021 Outlook 2019 Outlook năm 2016 Outlook 2013 Office dành đến doanh nghiệp Office 365 Business Essentials Outlook 2010 coi thêm...Ít hơn

Outlook sắp xếp các email, lịch, danh bạ, tác vụ và danh sách việc yêu cầu làm của bạn, vớ cả ở cùng một chỗ. Việc bố trí đó sẽ ban đầu bằng tài khoản email của bạn. Từ đó, bạn có thể bước đầu làm vấn đề với các email, chuyển e-mail thành tác vụ hoặc cuộc hẹn, cũng giống như lưu trữ thông tin về những người dân bạn xúc tiến trong danh bạ của mình nhằm không bao giờ phải ghi nhớ địa chỉ email hay số năng lượng điện thoại. Hãy cùng mày mò nhanh về một số tác vụ cơ bản.

Bạn đang xem: Dùng outlook như thế nào

Bắt đầu

Hành đụng đầu tiên của doanh nghiệp là cấu hình thiết lập tài khoản Outlook của mình. Sau đó, bạn sẽ chuẩn bị sẵn sàng để bước đầu nhận và gửi email, thực hiện lịch, tạo danh bạ và làm vấn đề với những tác vụ Outlook.

Quá trình tùy chỉnh là tự hễ nếu bạn đã sử dụng phiên bản trước đó của Outlook trên thuộc một lắp thêm tính. Ví như không, tùy chỉnh thiết lập Tài khoản Tự động sẽ khởi chạy vào lần đầu bạn khởi đụng Outlook và chỉ dẫn bạn từng bước để hoàn thành tiến trình.

Bạn sẽ tiến hành yêu cầu hỗ trợ tên, showroom email với mật khẩu. Thường xuyên thì do đó là đủ tuy thế nếu vượt trình thiết lập tự rượu cồn không thành công, Outlook sẽ yêu cầu cung ứng thêm một số thông tin, chẳng hạn như tên máy chủ thư của bạn. Nếu bạn ko có tin tức đó, nhà hỗ trợ email của bạn có thể mang lại bạn biết những cụ thể này.

*


Lưu ý: Nếu bạn ý muốn thêm một tài khoản e-mail khác trong tương lai này, khi vẫn sẵn sàng, chọn Tệp > Thêm Tài khoản để khởi động tùy chỉnh cấu hình Tài khoản Tự động.


Thanh tầm nã nhập nhanh

Thanh truy tìm nhập nhanh là một trong những phần quan trọng trong trải nghiệm Outlook của bạn. Và đó là một trong những cách dễ dàng giúp bạn dịch rời giữa các tính năng Outlook ở phía trên cùng—Thư, Lịch, Mọi tín đồ và Tác vụ. Thanh này ngoài những tab tiêu chuẩn và ruy-băng cung cấp cho mình một loại hình thức và tùy chọn để giúp bạn sử dụng và thống trị Outlook.

Thường được đặt tại cuối cửa sổ Outlook, thanh truy tìm nhập nhanh hiển thị—tùy theo các thiết đặt được chọn—các nút tên (hình ảnh bên trái) hoặc biểu tượng (hình hình ảnh bên phải) có liên kết với tên tính năng.

*

*

thay đổi những nội dung xuất hiện trên thanh truy vấn nhập cấp tốc

Bạn hoàn toàn có thể kiểm soát các nút (hoặc biểu tượng) mở ra trên thanh truy hỏi nhập nhanh và thậm chí còn theo sản phẩm tự xuất hiện.

Chọn thêm > tùy lựa chọn dẫn hướng.

*

Trong vỏ hộp thoại Tùy lựa chọn Dẫn hướng, triển khai như sau:

*

Để biến hóa số lượng nút hoặc biểu tượng xuất hiện nay trên thanh, tăng hoặc giảm thiết đặt mặc định là 4 so với Số mục hiển thị tối đa.

Để coi các hình tượng thay bởi tên, chọn hộp kiểm Dẫn phía Thu gọn.

Để thu xếp lại cách các nút hoặc hình tượng được liệt kê, chọn một mục trong hộp Hiển thị theo sản phẩm tự này, rồi chọn Di gửi Lên hoặc Di đưa Xuống.

Chọn OK.


Mẹo: Nếu các bạn không ưng ý những biến đổi đã triển khai hoặc chỉ muốn bước đầu lại, nên lựa chọn Đặt lại.


Thư

Email kết nối bạn với mọi người phía bên trong và bên phía ngoài tổ chức của bạn. Chúng ta có thể thêm chữ cam kết điện tử và những tệp đi cùng vào thư email của mình.

Tạo thư thư điện tử mới

Từ ngẫu nhiên thư mục thư làm sao (chẳng hạn như hộp thư mang đến của bạn), chọn Email Mới.

*

Lối tắt bàn phím: Để chế tạo thư email, dìm Ctrl+Shift+M.

Khi các bạn hoàn tất việc soạn email, chọn Gửi.

Để biết thêm thông tin, hãy coi mục tạo nên thư email.

Thêm chữ ký thư điện tử vào thư

Tạo chữ cam kết cá nhân lộ diện ở cuối thư của bạn. Chữ ký tất cả thể bao gồm văn bản, hình ảnh, Danh Thiếp Điện tử của bạn, biệu tượng công ty hoặc thậm chí còn hình hình ảnh chữ ký viết tay của bạn.

chế tạo chữ cam kết

Trong một thư mới, chọn Chữ ký >Chữ ký.

*

Ở tab Chữ ký kết Email, lựa chọn Mới.

Nhập tên, rồi chọn OK.

Trong Chọn chữ ký mặc định, thực hiện như sau:

Trong list tài khoản email , nên chọn lựa tài khoản email để liên kết với chữ ký.

Trong danh sách Thư mới, lựa chọn chữ ký các bạn muốn auto được thêm vào những thư email mới. Nếu bạn không muốn tự động ký thư email của mình, chúng ta có thể bỏ qua tùy lựa chọn này bởi (không có) là quý giá mặc định.

Trong list Trả lời/chuyển tiếp, chọn chữ cam kết mà bạn muốn tự động hóa được thêm (tự hễ ký) khi bạn trả lời hoặc sự chuyển tiếp giữa thư. Nếu như không, hãy gật đầu tùy chọn mặc định là (không có).

Bên bên dưới chỉnh sửa chữ ký, nhập chữ ký, rồi lựa chọn OK.

Thêm chữ ký

Trong một thư mới, chọn Chữ ký, rồi chọn chữ ký bạn muốn.

*

Để hiểu thêm thông tin, hãy xem mục Tạo và thêm chữ ký thư email.

Chuyển tiếp hoặc trả lời thư email

Trên dải băng hoặc trong phòng đọc, chọn trả lời, trả lời tất cả, hoặc chuyển tiếp

*

Trong hộp Đến, Cc hoặc Bcc, tiến hành một vào các thao tác sau:

Để thêm người nhận, bấm chuột hộp ưa thích hợp, rồi nhập tên bạn nhận.

Để thải trừ người nhận, bấm vào hộp thích hợp, chọn tên fan nhận rồi nhấn phím Delete.

Để hiểu biết thêm thông tin, hãy coi mục Trả lời hoặc chuyến qua thư email.

Thêm tệp kèm theo vào một thư email

Để phân tách sẻ một tệp, bạn có thể gắn kèm tệp vào thư của mình. Bạn có thể đính kèm những mục Outlook khác, ví dụ như thư, tương tác hoặc tác vụ.

Tạo thư bắt đầu hoặc lựa chọn một thư sẵn có, rồi lựa chọn Trả lời, Trả lời vớ cả hoặc Chuyển tiếp.

Trong hành lang cửa số thư, lựa chọn Thư > Đính kèm Tệp.

*

Để hiểu thêm thông tin, hãy coi mục Đính kèm tệp, thư, liên hệ hoặc tác vụ vào thư email.

Mở hoặc giữ tệp đi kèm của thư email

Bạn có thể mở tệp lắp kèm từ chống đọc hoặc từ một thư đã mở. Sau thời điểm mở và xem tệp đính thêm kèm, bạn có thể lưu lại. Giả dụ thư có nhiều tệp đính kèm, bạn có thể giữ thành một đội hoặc giữ lần lượt từng tệp.

Mở tệp kèm theo

Tùy thuộc vào phiên bạn dạng Outlook nhiều người đang sử dụng, bao gồm thể có khá nhiều tùy chọn sẵn dùng làm mở phần đính thêm kèm.

Bấm đúp vào tệp đính kèm.

Để hiểu thêm thông tin, hãy xem mục Mở tệp gắn kèm.

lưu giữ tệp kèm theo

Chọn tệp thêm kèm trong chống đọc hoặc trong thư đã mở.

Ở tab Tệp gắn thêm kèm, trong đội Hành động, lựa chọn Lưu Như. Bạn cũng đều có thể click chuột phải vào tệp đính thêm kèm, rồi chọn Lưu Như.

*

Để biết thêm thông tin, hãy xem lưu lại tệp đính thêm kèm.

Cài đặt Outlook đến iOS hoặc Android

*

nếu như khách hàng sử dụng Outlook for quả táo hoặc Outlook for Android, bạn dạng thảo của chúng ta sẽ tự động hóa đồng cỗ hóa với thiết bị cầm tay của bạn. Từ bỏ đó, chúng ta có thể hoàn tất thư bạn đã ban đầu tại laptop của mình, dễ ợt thêm những tệp đính kèm từ ảnh hoặc camera của bạn, hoặc sử dụng Office Lens để chụp ghi chú tự bảng trong trắng cuộc họp.


Tạo cuộc hẹn trong lịch

Trong Outlook, các cuộc hẹn không giống như các cuộc họp. Cuộc hẹn là mọi hoạt cồn bạn sắp xếp trong lịch của mình và không tương quan đến bài toán mời bạn khác hay để trước các tài nguyên, chẳng hạn như phòng hoặc sản phẩm hội thảo.

*

Trong folder Lịch, chọn Cuộc hẹn Mới. Bạn cũng có thể bấm vào phải vào một khối thời gian vào lưới lịch biểu của mình, rồi lựa chọn Cuộc hẹn Mới.

*

Lối tắt bàn phím: Để tạo thành một cuộc hẹn, nhấn Ctrl+Shift+A.

Để hiểu biết thêm thông tin, hãy coi mục Lên kế hoạch cuộc hẹn.

Lên định kỳ cuộc họp

Trong Outlook, cuộc họp có sự tham gia của fan khác và có thể bao gồm các tài nguyên, như phòng hội thảo. Các bạn sẽ nhận được những phản hồi về yêu cầu họp vào Hộp thư mang đến của mình.

Trong folder Lịch, lựa chọn Cuộc họp Mới.

*

Phím tắt: Để chế tạo ra một yêu cầu họp mới từ bất kỳ thư mục nào trong Outlook, dấn Ctrl+Shift+Q.

Xem thêm: 2 Cách Để Report Facebook Như Thế Nào, Cách Report Fb Thành Công 2020

Để hiểu biết thêm thông tin, hãy coi mục Lên kế hoạch cuộc họp với bạn khác.

Đặt lời nhắc

Lời nói sẽ bật lên trong một hành lang cửa số cảnh báo để bạn không bỏ lỡ hạn chót quan lại trọng. Bạn có thể để hoặc loại bỏ các lời nhắc về số đông mọi thứ vào Outlook, bao gồm các thư email, cuộc hẹn và liên hệ.

Đối với những cuộc hứa hẹn hoặc cuộc họp

Mở một Cuộc hẹn hoặc Cuộc họp, rồi trong hộp danh sáchLời nhắc, chọn khoảng tầm thời gian bạn ao ước lời nhắc mở ra trước cuộc hứa hẹn hoặc cuộc họp. Để tắt lời nhắc, chọn Không có.

Đối với những thư email, danh bạ và tác vụ

Chọn Theo dõi Tiếp > Thêm Lời nhắc.


Mẹo: Bạn có thể nhanh chóng gắn cờ đến các thư thư điện tử dưới dạng mục việc cần làm bằng cách sử dụng lời nhắc. Phần lớn lời kể này làm mang đến thư xuất hiện thêm trên danh sách Việc đề nghị làm và trong folder Tác vụ cơ mà không tự hễ thêm lời nhắc. Nhấn vào phải vào cờ trong list thư nhằm thêm lời nhắc. Hoặc nếu như bạn có một thư đang mở, lựa chọn Theo dõi Tiếp > Thêm Lời nhắc.


*

Mọi người

Mọi người là tên nhóm dành riêng cho những người—và công ty—tạo nên danh bạ cá thể và doanh nghiệp của bạn. Những người bạn thêm bên dưới dạng một tương tác là trọn vẹn theo ý hy vọng và những tiêu giảm duy nhất rất có thể áp dụng cho những người mà chúng ta cũng có thể hoặc thiết yếu thêm là những hạn chế mà các bạn hoặc công ty của công ty áp đặt. Ví dụ: công ty của chúng ta cũng có thể có quy tắc tuyệt nhất định về sự việc tương ứng cùng với các add email mặt ngoài.

Tạo một liên hệ

Một liên hệ có thể chỉ solo giản là một thương hiệu và những địa chỉ e-mail hoặc bạn có thể thêm những chi tiết, ví như địa chỉ đường, số năng lượng điện thoại, ảnh và ngày sinh. Các bạn sẽ tìm thấy Danh bạ của chính bản thân mình ở tùy lựa chọn Mọi tín đồ trong thanh lối tắt, ở góc dưới bên trái của hành lang cửa số Outlook.

*

Trong Mọi người, lựa chọn Liên hệ Mới.

*

Phím tắt: Để tạo một liên hệ từ ngẫu nhiên thư mục nào vào Outlook, dìm Ctrl+Shift+C.

Để biết thêm thông tin, hãy xem mục Tạo hoặc thêm một liên hệ.

Lấy danh sách tương tác trong sổ địa chỉ cửa hàng Outlook của bạn

Tốt tốt nhất là lưu một bạn dạng sao các liên hệ trong sổ địa chỉ cửa hàng của bạn. Trong Outlook 2013 hoặc Outlook năm 2016 cho Windows, chúng ta cũng có thể tải tệp quý giá phân bóc tách bằng vết phẩy (.csv) chứa các liên hệ của các bạn xuống trang bị của mình, rồi mở tệp đó trong Excel.

Mở Outlook, lựa chọn Tệp > Mở và Xuất > Nhập/Xuất.

*

Trong Trình gợi ý Nhập và Xuất, chọn Xuất ra tệp > Tiếp theo.

Chọn Giá trị Phân bóc tách bằng vết phẩy, tiếp đến ở trang Xuất ra Tệp, lựa chọn Danh bạ có tác dụng thư mục để xuất từ thông tin tài khoản của bạn.

*


Quan trọng: Trước lúc tiến hành, hãy bảo đảm rằng folder Danh bạ chúng ta chọn được đi kèm với tài khoản thư điện tử của bạn. Điều này đặc trưng quan trọng nếu khách hàng đang thực hiện công việc này từ máy tính của fan khác.


Chọn Tiếp theo > Duyệt, rồi đi mang lại vị trí bạn có nhu cầu lưu trữ tệp quý hiếm phân bóc tách bằng lốt phẩy (.csv).

Nhập tên tệp, rồi chọn OK > Tiếp theo.

*

Chọn Kết thúc để bắt đầu quy trình xuất.


Mở tệp .csv danh bạ của doanh nghiệp

Tệp quý giá phân bóc bằng vết phẩy (.csv) gồm các contact đã xuất của chúng ta thường được mở vào Excel.

Duyệt mang lại vị trí bạn đã lưu lại tệp .csv, rồi mở tệp ra.

Xác thừa nhận các liên hệ của bạn được liệt kê trong tệp.

*


Đóng tệp nhưng không nên thực hiện ngẫu nhiên thay thay đổi nào để tránh những vấn đề tàng ẩn sẽ nhập tệp trên một máy khác có cùng phiên bạn dạng Outlook hoặc một thương mại dịch vụ email khác.

Tác vụ

Tạo một tác vụ

Nhiều bạn giữ list việc cần làm—trên giấy, trong bảng tính hay phối kết hợp cả phương thức giấy lẫn năng lượng điện tử. Vào Outlook, bạn có thể kết hợp các danh sách không giống nhau thành một, nhận lời nói và theo dõi tiến trình tác vụ.

Mở Outlook, ngơi nghỉ tab Trang đầu, trong team Mới, lựa chọn Mục Mới.

Chọn Tác vụ, điền biểu chủng loại tác vụ giả dụ cần, rồi chọn Lưu và Đóng.

Phím tắt: Để tạo thành một tác vụ mới, dấn Ctrl+Shift+K.

Để hiểu thêm thông tin, hãy xem mục Tạo tác vụ và các mục việc cần làm.

Gán tác vụ

Chọn bên trên thanh truy nhập cấp tốc hoặc các tác vụ trên thanh điều hướng.

Thực hiện trong những thao tác sau:

Chọn

*
trên dải băng hoặc dìm Ctrl + Shift + K để sinh sản tác vụ.

hoặc

Mở một tác vụ hiện có.

Chọn Gán Tác vụ.

*

Trên biểu chủng loại tác vụ, tiến hành như sau:

Trong vỏ hộp Đến, nhập tên hoặc add email.

Thêm một Chủ đề, lựa chọn Ngày bắt đầu cùng Ngày cho hạn, đặt Trạng tháiMức ưu tiên lúc cần.

*

Chấp dấn hoặc xóa vùng chọn hai vỏ hộp kiểm mang định: Duy trì update cho bạn dạng sao của tác vụ này trong list tác vụ của tôi cùng Gửi mang lại tôi một report trạng thái lúc tác vụ này đã hoàn thành.

Nếu đề nghị thiết, nhập một thông báo trong khối nội dung dưới các hộp kiểm.

Nếu bạn có nhu cầu lặp lại nhiệm vụ, nên chọn lặp lại bên trên Ribbon, chọn những tùy chọn bạn có nhu cầu trong vỏ hộp thoại lặp lại nhiệm vụ , rồi chọn OK.


Lưu ý: Nếu chúng ta gán một tác vụ lặp lại, phiên bản sao của tác vụ đó vẫn ở trong list tác vụ của chúng ta nhưng sẽ không cập nhật. Nếu như khách hàng chọn vỏ hộp thoại Gửi cho tôi báo cáo trạng thái khi tác vụ này đã hoàn thành, bạn sẽ nhận được report trạng thái mang đến từng lần hoàn thành tác vụ.


Mẹo:  Outlook có thể theo dõi giai đoạn của tác vụ đang gán cho 1 người. Nếu bạn có nhu cầu nhiều người thao tác trong và một tác vụ, chúng ta nên chia tác vụ thành những mục bé dại hoặc gán riêng biệt từng tác vụ. Ví dụ: để theo dõi report do cha người viết, tạo ba tác vụ riêng biệt rẽ, rồi gán từng tác vụ cho từng fan thích hợp.


Chấp nhập hoặc lắc đầu tác vụ vẫn gán

Khi một tác vụ được tạo thành và gán cho bạn, tác vụ sẽ lộ diện trong vỏ hộp thư cho của bạn.

*

Trong phòng đọc, lựa chọn Chấp nhận hoặc Từ chối.

hoặc

Mở tác vụ, chọn chấp nhận hoặc từ chối bên trên dải băng và bất cứ tùy chọn các bạn đã chọn, nên chọn lựa sửa phản nghịch hồi trước lúc gửi hoặc gửi bình luận ngay bây giờ, rồi chọn OK.


Nếu bạn mở một tác vụ, bạn cũng có thể trả lời, trả lời vớ cả, hoặc chuyển tiếp cho tất cả những người đã gán nhiệm vụ cho mình và với những người khác là phù hợp. Bạn cũng có thể kèm theo chú giải trong khối thông báo.

Xem tác vụ

Mở Outlook và trên thanh truy nhập nhanh, chọn .

Trong danh sách Danh sách việc Cần làm hoặc Tác vụ, bấm đúp vào trong 1 mục để thấy dạng đầy đủ.

Bạn gồm thể thay đổi cách xem các tác vụ vào đa số thời điểm.

Ở tab Trang đầu, trong team Dạng xem hiện tại, lựa chọn 1 dạng coi khác.

*
.

In tác vụ

Bạn bao gồm thể chọn lựa cách xem tác vụ của mình, sau đó, dựa vào nội dung với định dạng chúng ta chọn để in—Kiểu Bảng hoặc Kiểu bản ghi nhớ—tác vụ sẽ tiến hành in. Ví dụ: nếu bạn chọn 1 tác vụ để in thì cài đặt in sẵn cần sử dụng duy độc nhất là Kiểu bạn dạng ghi nhớ. Nhưng nếu như bạn chọn danh sách, chẳng hạn như Danh sách vấn đề Cần làm, format in loại Bảng cũng khá được cung cấp.

Chọn trên thanh tầm nã nhập nhanh.

*

Chọn một trách nhiệm duy độc nhất vô nhị trong một trong số thư mục của bạn — danh sáchdanh sách hoặc nhiệm vụ — hoặc lựa chọn một thư mục.

Chọn tệp > in và lựa chọn định dạng (nếu có) vào phần sở hữu đặt.

In thư email, liên hệ hoặc mục lịch

Trong Outlook, bạn có thể in những mục như thư email, liên hệ hay các mục lịch hoặc những dạng xem béo hơn, như lịch, sổ địa chỉ hoặc list nội dung giành cho các thư mục Thư.