Chỉnh lý là gì

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT nam giới Độc lập – tự do – hạnh phúc ———

Số: 283/VTLTNN-NVTW V/v ban hành Bản khuyên bảo chỉnh lý tài liệu hành chính

Hà Nội, ngày 19 tháng5 năm 2004

Kính gửi:

– những Bộ, cơ sở ngang Bộ, cơ quan thuộc chính phủ; – UBND những tỉnh, thành phố trực trực thuộc TW.

Bạn đang xem: Chỉnh lý là gì

Đang xem: Chỉnh lý là gì

Căn cứ Điều 10 Nghị định số111/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng bốn năm 2004 của chính phủ nước nhà quy định cụ thể thihành một số trong những điều của Pháp lệnh lưu trữ quốc gia;

Để công tác làm việc chỉnh lý tư liệu hành thiết yếu tại lưutrữ lịch sử vẻ vang các cung cấp và tàng trữ hiện hành của các cơ quan đơn vị nước, tổ chứcchính trị-xã hội, tổ chức xã hội, tổ chức triển khai xã hội-nghề nghiệp, tổ chức kinh tế,đơn vị vũ trang quần chúng. # (sau đây gọi phổ biến là những cơ quan, tổ chức) trong phạmvi toàn quốc được tiến hành một bí quyết khoa học với thống nhất, cục Văn thư với Lưutrữ công ty nước ban hành kèm theo Công văn này phiên bản Hướng dẫn chỉnh lý tài liệuhành chính.

Để thịnh hành rộng rãi phiên bản Hướng dẫn này, viên Vănthư và lưu trữ nhà nước đề nghị những Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ sở thuộc Chínhphủ và Uỷ ban nhân dân những tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương sao giữ hộ tiếpcho các cơ quan, tổ chức thuộc phạm vi thống trị của mình.

Trong quá trình thực hiện, nếu có khó khăn, vướngmắc, đề nghị những cơ quan, tổ chức triển khai phản ánh về viên Văn thư và tàng trữ nhà nước đểcùng kết hợp giải quyết./.

Nơi nhận: – Như trên; – bộ trưởng Bộ Nội vụ (b/c); – văn phòng và công sở Quốc hội; – Văn phòng chủ tịch nước; – Viện Kiểm gần kề nhân dân tối cao; – Toà án nhân dân về tối cao; – cơ sở TƯ các Đoàn thể; – Cục tàng trữ VP TW Đảng; – chỉ huy Cục (4); – các đơn vị ở trong Cục; – lưu lại VT, NVTW (5).

CỤC TRƯỞNG CỤC VĂN THƯ VÀ LƯU TRỮ NHÀ NƯỚC Dương Văn Khảm

HƯỚNG DẪN

CHỈNH LÝ TÀI LIỆUHÀNH CHÍNH(Ban hành theo Công văn số 283/VTLTNN-NVTW ngày 19 mon 5 năm 2004 của CụcVăn thư và lưu trữ nhà nước)

I. HƯỚNG DẪN bình thường

1. Đối tượng với phạm vi áp dụng

– trả lời này được vận dụng để chỉnh lý cácphông hoặc khối tư liệu hành chính tiếng Việt được xuất hiện trong thừa trìnhhoạt động của những cơ quan nhà nước, tổ chức triển khai chính trị-xã hội, tổ chức xã hội, tổchức làng hội-nghề nghiệp, tổ chức triển khai kinh tế, đơn vị chức năng vũ trang nhân dân (sau đây gọichung là cơ quan, tổ chức) tại giữ trữ lịch sử hào hùng các cấp và tàng trữ hiện hành củacác cơ quan, tổ chức.

– khi chỉnh lý tư liệu hành bao gồm tiếng Phápthuộc thời kỳ Pháp nằm trong ở việt nam và Đông Dương, tài liệu kỹ thuật và côngnghệ, tài liệu chế tạo cơ bản, tài liệu xuất xứ cá nhân, có thể vận dụng Hướngdẫn này nhưng nên được bổ sung cho cân xứng với đặc thù của mỗi mô hình tài liệu.

– tư liệu phim, ảnh, băng hình, đĩa hình, băngâm thanh, đĩa âm nhạc và tư liệu trên các vật mang tin khác không thuộc phạmvi áp dụng của lí giải này.

2. Khái niệm, mục đích, yêu cầu chỉnh lý

a) Khái niệm:

Chỉnh lý tư liệu là tổ chức triển khai lại tài liệu theo mộtphương án phân loại khoa học, trong đó tiến hành chỉnh sửa trả thiện, phục hồihoặc lập new hồ sơ; khẳng định giá trị; khối hệ thống hoá hồ nước sơ, tài liệu và làm cáccông cụ tra cứu đối với phông hoặc khối tài liệu giới thiệu chỉnh lý.

b) Mục đích:

– tổ chức sắp xếp hồ sơ, tài liệu của font hoặckhối tài liệu chỉ dẫn chỉnh lý một biện pháp khoa học tạo nên điều kiện dễ dãi chocông tác cai quản lý, bảo vệ và khai thác, thực hiện tài liệu;

– một số loại ra gần như tài liệu hết cực hiếm để tiêu huỷ,qua đó, góp phần cải thiện hiệu trái sử dụng kho báu và trang thiết bị, phươngtiện bảo quản.

c) yêu cầu:

Tuỳ theo điều kiện cụ thể của từng cơ quan, tổchức (kinh phí, thời gian, nhân lực, chuyên môn cán bộ, các đại lý vật chất) với tìnhhình khối tài liệu chỉ dẫn chỉnh lý (mức độ phân loại, lập hồ nước sơ) mà lại thực hiệnchỉnh lý hoàn chỉnh hoặc một số công đoạn của các bước chỉnh lý (chỉnh lý sơ bộ).

Tài liệu sau khoản thời gian chỉnh lý hoàn hảo phải đạt đượccác yêu ước sau:

– Phân các loại và lập thành làm hồ sơ hoàn chỉnh;

– xác định thời hạn bảo quản cho hồ sơ, tài liệuđối với lưu trữ hiện hành; xác minh tài liệu cần bảo vệ vĩnh viễn cùng tài liệuhết giá trị phải loại ra để tiêu huỷ đối với lưu trữ định kỳ sử;

– hệ thống hoá hồ sơ, tài liệu;

– Lập các công thay tra cứu: mục lục hồ nước sơ, tài liệu;cơ sở dữ liệu và phương pháp tra cứu khác phục vụ cho việc quản lý, tra cứu sử dụng;

– Lập hạng mục tài liệu hết giá chỉ trị loại ra đểtiêu huỷ.

3. Chế độ chỉnh lý:

– không phân tán font lưu trữ. Tư liệu của từngđơn vị hình thành phông đề nghị được chỉnh lý và bố trí riêng biệt;

– lúc phân loại, lập làm hồ sơ (chỉnh sửa hoàn thiện,phục hồi hoặc lập bắt đầu hồ sơ), phải tôn trọng sự xuất hiện tài liệu theo trìnhtự theo dõi, xử lý công việc.

– Tài liệu sau khoản thời gian chỉnh lý bắt buộc phản ánh đượccác hoạt động vui chơi của cơ quan, tổ chức hình thành tài liệu; sự contact lôgíc và lịchsử của tài liệu.

II. CHUẨN BỊ CHỈNH LÝ

1. Giao dìm tài liệu

– Đối với rất nhiều lưu trữ lịch sử và lưu trữ hiệnhành có phần tử quản lý kho riêng rẽ và phần tử chỉnh lý tài liệu riêng biệt thì lúc xuấttài liệu ra khỏi kho để chỉnh lý phải tiến hành giao dấn tài liệu. Số lượngtài liệu giao nhận được tính bằng mét giá; riêng so với các phông hoặc khốitài liệu đã làm được lập hồ sơ sơ bộ, bắt buộc ghi rõ con số cặp, hộp và con số hồsơ hoặc đơn vị bảo quản.

– việc giao nhận tài liệu đề nghị được lập thànhbiên phiên bản theo chủng loại đính kèm (Phụ lục 1).

2. Lau chùi và vệ sinh sơ bộ và tải tài liệu về địađiểm chỉnh lý

Để hạn chế tác hại do bụi bặm từ tài liệu gây rađối với những người thực hiện, trước khi chỉnh lý buộc phải tiến hành dọn dẹp và sắp xếp sơ bộ tài liệubằng cách dùng các loại chổi lông phù hợp để quét, chải bụi bặm bụi bờ trên cặp, hộphoặc bao gói tài liệu, sau đó đến từng tập tài liệu.

Khi dọn dẹp vệ sinh và tải tài liệu phải lưu ýtránh có tác dụng xáo trộn cá biệt tự sắp đến xếp các cặp, vỏ hộp hoặc bao gói tư liệu cũng nhưcác làm hồ sơ hay những tập tài liệu trong mỗi cặp, vỏ hộp hoặc bao gói; đồng thời,không làm cho hư sợ tài liệu.

3. Khảo sát tài liệu

a) Mục đích, yêu cầu

– mục tiêu của việc điều tra tài liệu là nhằmthu thập thông tin cần thiết về tình trạng củaphông hoặc khối tài liệu giới thiệu chỉnh lý, làmcơ sở cho việc biên soạn các văn bạn dạng hướng dẫn chỉnh lý; lập kế hoạch và tiến hànhsưu tầm, thu thập những tài liệu đa số còn thiếu để bổ sung cho phông với thựchiện chỉnh lý tài liệu đạt yêu thương cầu nghiệp vụ đặt ra.

– yêu cầu điều tra khảo sát tài liệu là phải khẳng định rõnhững sự việc sau:

+ thương hiệu phông; số lượng giới hạn thời gian: thời hạn sớmnhất với muộn nhất của tài liệu trong fonts hoặc khối tài liệu đưa ra chỉnh lý;

+ cân nặng tài liệu chỉ dẫn chỉnh lý: số métgiá; số cặp, gói tư liệu và con số hồ sơ, solo vị bảo vệ (đối với tài liệuđã được lập hồ sơ sơ bộ);

+ yếu tắc tài liệu: tư liệu hành bao gồm bao gồmnhững loại văn bản, giấy tờ chủ yếu ớt gì; kế bên ra, trong phông hoặc khối tài liệuđưa ra chỉnh lý còn có những một số loại tài liệu gì (tài liệu kỹ thuật, phim ảnh ghiâm…); …

+ nội dung của tài liệu: tài liệu của những đơnvị tuyệt thuộc về phần lớn mặt vận động nào; gần như lĩnh vực, vấn đề chủ yếu và sựkiện quan trọng trong hoạt động của cơ quan, đơn vị hình thành phông được phảnánh vào tài liệu;

+ chứng trạng của phông hoặc khối tài liệu gửi rachỉnh lý:

Mức độ thiếu đầy đủ của phông hoặc khối tài liệu;

Mức độ xử lý về nghiệp vụ: phân loại lập hồ sơ,xác định vị trị…;

Tình trạng thiết bị lý của font hoặc khối tài liệu;

+ Tình trạng hình thức thống kê, tra cứu.

b) Trình từ bỏ tiến hành:

Bước 1: nghiên cứu và phân tích biên bản, mục lục hồsơ, tài liệu giao nộp từ đơn vị, cá thể vào tàng trữ để cố gắng được thông tin banđầu về tài liệu.

Bước 2: Trực tiếp chăm chú khối tài liệu.Nếu có nhiều người cùng tham gia thì phân công mọi cá nhân khảo sát một phần.

Bước 3: Tập hợp thông tin và viết báo cáokết quả khảo sát theo Đề cương soạn đính kèm (Phụ lục 2).

4. Thu thập, bổ sung tài liệu

Qua khảo sát tài liệu, trường hợp phát hiện tại thành phầntài liệu của fonts còn thiếu, cần tiến hành thu thập, bổ sung trước khi thực hiệnchỉnh lý. Phạm vi và thành phần tài liệu nên thu thập, bổ sung cập nhật được xác địnhcăn cứ các yếu tố sau:

– Mục đích, yêu mong và phạm vi số lượng giới hạn tài liệuđưa ra chỉnh lý;

– report kết quả điều tra tài liệu;

– Chức năng, trọng trách của cơ quan, tổ chức – đơnvị hình thành phông, của những đơn vị, phần tử và trọng trách của các cá nhân liênquan;

– Sổ đăng ký văn phiên bản đi, đến;

– Biên bản giao nhận tài liệu của những đơn vị, bộphận và cá nhân (nếu có).

Nguồn bổ sung tài liệu từ: thủ trưởng cơ quan,đơn vị; các đơn vị, cá thể được giao giải quyết công việc; những người đã nghỉhưu hoặc gửi công tác; cơ quan, tổ chức triển khai cấp trên hoặc cơ quan, tổ chức trựcthuộc…

5. Biên soạn những văn bản hướng dẫn chỉnh lývà lập chiến lược chỉnh lý

5.1. Biên soạn phiên bản lịch sử đơn vị hìnhthành fonts và lịch sử phông

Lịch sử đơn vị chức năng hình thành fonts là bảntóm tắt lịch sử về tổ chức và buổi giao lưu của đơn vị xuất hiện phông hoặc khốitài liệu.

Lịch sử phông là bản tóm tắt tình hình, đặcđiểm của fonts tài liệu.

– bạn dạng lịch sử đơn vị hình thành phông với lịch sửphông phải được soạn chi tiết, khá đầy đủ khi tổ chức triển khai chỉnh lý lần đầu; nhữnglần chỉnh lý sau chỉ cần bổ sung thông tin về sự biến hóa trong tổ chức triển khai và hoạtđộng của đơn vị hình thành phông với về khối tài liệu chỉ dẫn chỉnh lý nhằm mục đích mụcđích:

+ Làm căn cứ cho bài toán xây dựng kế hoạch chỉnh lýphù hợp;

+ Làm căn cứ cho bài toán biên soạn những văn bản hướngdẫn nghiệp vụ ví dụ trong chỉnh lý như: giải đáp phân loại, lập hồ sơ; hướngdẫn xác định giá trị tài liệu và giải pháp phân loại tài liệu;

+ Giúp cho những người tham gia triển khai chỉnhlý nắm bắt một cách bao hàm về lịch sử dân tộc và hoạt động của đơn vị hình thànhphông và về thực trạng của phông hoặc khối tài liệu đưa ra chỉnh lý.

– khi biên soạn những văn bạn dạng này, đề nghị tham khảotư liệu tương quan về đơn vị và về phông tài liệu sau:

+ các văn bản quy bất hợp pháp luật và các văn bảnkhác về việc thành lập, phân tách tách, sáp nhập…; luật chức năng, nhiệm vụ, quyềnhạn và cơ cấu tổ chức tổ chức của đơn vị chức năng hình thành fonts và những đơn vị cấu thành;

+ những văn phiên bản quy định về quan lại hệ, lề lối làm cho việcvà cơ chế công tác văn thư của đơn vị chức năng hình thành phông;

+ những biên phiên bản giao nhấn tài liệu; mục lục hồsơ, tài liệu nộp lưu; sổ sách thống kê tài liệu với sổ đăng ký văn bạn dạng đi, đến;

+ report kết quả điều tra tài liệu;

+ những tư liệu khác bao gồm liên quan.

– quanh đó ra, rất có thể thu thập tin tức cần thiếttừ những cán bộ, công chức, viên chức vào cơ quan, đơn vị.

Bản lịch sử vẻ vang đơn vị có mặt phông cùng lịch sửphông có thể biên soạn riêng hoặc gộp làm một, bao hàm 2 phần với hầu hết nộidung rõ ràng theo Đề cương biên soạn đính kèm (Phụ lục 3).

5.2. Biên soạn bản hướng dẫn phân loại, lậphồ sơ

Hướng dẫn phân loại, lập hồ sơ là phiên bản hướngdẫn phân chia tài liệu của font hoặc khối tài liệu đưa ra chỉnh lý thành cácnhóm lớn, nhóm vừa, nhóm nhỏ dại theo một cách thực hiện phân loại nhất định với phươngpháp lập hồ sơ; được sử dụng làm địa thế căn cứ để những người tham gia chỉnh lý thực hiệnviệc phân loại tài liệu, lập làm hồ sơ và hệ thống hoá hồ sơ toàn font được thốngnhất.

Phương án phân các loại tài liệu là bản dự kiếnphân phân tách tài liệu thành các nhóm và trật tự sắp đến xếp những nhóm tài liệu củaphông.

Nội dung phiên bản hướng dẫn phân loại, lập hồ nước sơ

Bản chỉ dẫn phân loại, lập hồ nước sơ bao hàm 2 phầnchính: trả lời phân nhiều loại tài liệu và trả lời lập làm hồ sơ (Đề cưng cửng biên soạnđính kèm – Phụ lục 4)

a) Phần 1. Trả lời phân nhiều loại tài liệu

Nội dung của phần này bao gồm phương án phân loạitài liệu và phần lớn hướng dẫn rõ ràng trong quá trình phân phân tách tài liệu của phônghoặc khối tài liệu giới thiệu chỉnh lý thành các nhóm lớn, nhóm vừa, nhóm bé dại hayđưa tư liệu vào các nhóm thích hợp.

– bài toán lựa lựa chọn và xây dựng giải pháp phân loạitài liệu đối với phông hoặc khối tài liệu đưa ra chỉnh lý được thực hiện trêncơ sở vận dụng các nguyên tắc, phương pháp phân loại tài liệu phông tàng trữ vàotình hình thực tế của font hoặc khối tài liệu, qua vấn đề nghiên cứu bản lịch sửđơn vị có mặt phông và lịch sử dân tộc phông và report kết quả điều tra tài liệu;đồng thời, địa thế căn cứ yêu ước tổ chức, sắp xếp và khai thác sử dụng tài liệu saunày. Tuỳ ở trong từng font hoặc khối tài liệu vắt thể, rất có thể lựa lựa chọn một trongnhững phương án phân một số loại tài liệu sau:

+ cách thực hiện “cơ cấu tổ chức triển khai – thời gian”: áp dụngđối với tài liệu của đơn vị hình thành fonts có cơ cấu tổ chức cùng chức năng,nhiệm vụ của các đơn vị, thành phần tương đối rõ ràng, ổn định định;

+ phương pháp “thời gian – tổ chức cơ cấu tổ chức”: áp dụngđối với tư liệu của đơn vị chức năng hình thành fonts có cơ cấu tổ chức tổ chức hay cầm cố đổi;

+ phương án “mặt hoạt động – thời gian”: áp dụngđối với tài liệu của đơn vị hình thành phông có cơ cấu tổ chức hay gắng đổinhưng bao gồm chức năng, nhiệm vụ tương đối ổn định;

+ phương án “thời gian – mặt hoạt động”: áp dụngđối với tư liệu của đơn vị hình thành fonts có cơ cấu tổ chức tổ chức và chức năng,nhiệm vụ hay cụ đổi, không cụ thể hoặc so với tài liệu của các đơn vị hìnhthành phông chuyển động theo nhiệm kỳ;

+ phương pháp “vấn đề – thời gian” với “thời gian -vấn đề”: áp dụng so với tài liệu của đơn vị chức năng hình thành phông nhỏ, gồm ít tài liệu;đối với tài liệu fonts lưu trữ cá nhân và các sưu tập tài liệu giữ trữ.

– Theo giải pháp phân nhiều loại đã lựa chọn, các nhómlớn, nhóm vừa cùng nhóm nhỏ dại có thể như sau:

+ Theo giải pháp “cơ cấu tổ chức – thời gian”:các đơn vị chức năng tổ chức của đơn vị chức năng hình thành phông; năm; các nghành nghề hoặc nội dunghoạt cồn lớn của các đơn vị tổ chức;

+ Theo phương pháp “thời gian – cơ cấu tổ chức tổ chức”:năm; những đơn vị tổ chức triển khai của đơn vị hình thành phông; các lĩnh vực hoặc nội dunghoạt động lớn của các đơn vị tổ chức;

+ Theo giải pháp “mặt hoạt động – thời gian”: mặthoạt động; năm; các lĩnh vực hoặc nội dung chuyển động lớn trong phạm vi một mặthoạt động;

+ Theo phương pháp “thời gian – phương diện hoạt động”:năm; phương diện hoạt động; các nghành hoặc nội dung hoạt động lớn vào phạm vi mộtmặt hoạt động.

b) Phần 2. Hướng dẫn lập hồ sơ

Nội dung phần hướng dẫn lập hồ sơ bao gồm:

– hướng dẫn chi tiết về phương thức tập đúng theo cácvăn bản, tư liệu theo đặc trưng chủ yếu như vấn đề, tên gọi của văn bản, tácgiả, phòng ban giao dịch, thời hạn v.v.. Thành hồ nước sơ đối với những phông hoặc khốitài liệu còn ngơi nghỉ trong tình trạng lộn xộn, không được lập hồ nước sơ.

– phía dẫn sửa đổi hoàn thiện hồ sơ đối vớinhững font hoặc khối tài liệu đã có lập hồ nước sơ nhưng lại còn chưa chủ yếu xác, đầyđủ (chưa đạt yêu thương cầu nghiệp vụ đặt ra).

– lý giải viết tiêu đề hồ sơ:

Tiêu đề hồ sơ bao hàm các yếu hèn tố tin tức cơ bản,phản ánh khái quát nội dung của văn bản, tài liệu có trong hồ sơ, nhưng nên ngắngọn, rõ ràng, đúng đắn và được diễn tả bằng ngôn từ phù hợp. Những yếu tốthông tin cơ phiên bản của tiêu đề hồ sơ thường gồm: tên các loại văn bản, tác giả, nộidung, địa điểm, thời gian. Trơ trẽn tự các yếu tố trên có thể biến đổi tuỳ theo từngloại hồ nước sơ. Dưới đó là một số dạng tiêu đề hồ sơ tiêu biểu:

+ Tên nhiều loại văn bản – nội dung – thời hạn – tácgiả: áp dụng đối với các hồ sơ là chương trình, kế hoạch, báo cáo công tác thườngkỳ của cơ quan, ví dụ:

Chương trình, kế hoạch, báo cáo công tác năm1970 của bộ Vật tư.

Kế hoạch, report thực hiện kế hoạch nhà nướcnăm 1962 của bộ Công nghiệp.

+ Tên nhiều loại văn bản – tác giả – ngôn từ – thờigian: áp dụng đối với các làm hồ sơ là chương trình, kế hoạch, report chuyên đề,ví dụ:

Chương trình, kế hoạch, report của cỗ Nội vụ vềkiện toàn chủ yếu quyền những cấp sau sửa sai cải tân ruộng đất năm 1959.

+ Tập lưu lại (quyết định, chỉ thị, thông tư, côngvăn v.v…) – thời gian – tác giả: áp dụng so với các làm hồ sơ là tập lưu lại văn bảnđi của cơ quan, ví dụ:

Tập lưu công văn quý I năm 2002 của ủy ban nhân dân tỉnhVĩnh Phúc.

+ hồ sơ họp báo hội nghị (Hội thảo) – câu chữ – tác giả(cơ quan tổ chức triển khai hoặc cơ quan công ty trì) – vị trí – thời gian: áp dụng đối vớihồ sơ hội nghị, hội thảo, ví dụ:

+ hồ sơ – vụ việc – vị trí – thời gian: áp dụngđối với các loại hồ sơ việc mà văn bản về quy trình giải quyết quá trình còn lưu giữ đượckhá đầy đủ, ví dụ:

Hồ sơ về bài toán nâng lương năm 1998.

+ làm hồ sơ – thương hiệu người: áp dụng so với hồ sơ nhânsự, ví dụ:

Hồ sơ của Nguyễn Văn A.

– hướng dẫn bố trí văn bản, tài liệu mặt tronghồ sơ:

Tuỳ theo từng loại hồ sơ mà soạn hướng dẫncụ thể về việc thu xếp văn bản, tài liệu trong những loại hồ sơ theo trình từ bỏ nhấtđịnh, bảo vệ phản ánh được diễn biến của vụ việc hay quy trình theo dõi, giảiquyết công việc trong thực tế. Sau đấy là một số cách bố trí văn bản, tài liệutrong hồ sơ:

+ Theo số thứ tự và ngày tháng văn bản: đối vớinhững làm hồ sơ được lập theo đặc thù chủ yếu là tên loại văn bản.

+ Theo thời gian diễn biến của hội nghị, hội thảo;theo trình từ bỏ theo dõi, xử lý công việc: so với hồ sơ hội nghị, hội thảo;hồ sơ việc.

+ Theo tầm đặc biệt của tác giả hoặc theo vầnABC… tên thường gọi tác giả, thương hiệu địa danh: đối với những hồ nước sơ bao gồm các văn bạn dạng củanhiều tác giả; của những tác đưa của một cơ quan chủ công hay các tác mang là nhữngcơ quan liêu cùng cấp nhưng thuộc các địa phương khác nhau, ví dụ:

Tập tài liệu của BCH TW Đảng, Quốc hội, thiết yếu phủchỉ đạo bầu cử Quốc hội năm 2002. Trong làm hồ sơ này, văn bản được thu xếp theo tầmquan trọng của người sáng tác văn bản.

Kế hoạch và report thực hiện chiến lược cung ứngvật tư kỹ thuật cho những tỉnh biên cương phía Bắc năm 1979 của các Tổng Công tythuộc bộ Vật tư. Trong làm hồ sơ này, văn bạn dạng được bố trí theo vần ABC… thương hiệu gọicác Tổng Công ty: Tổng công ty Hoá chất, Tổng công ty Kim khí, Tổng doanh nghiệp Thiếtbị phụ tùng, Tổng doanh nghiệp Xăng dầu.

Báo cáo công tác tuyển sinh các cấp năm học2001-2002 ở trong nhà Giáo dục các huyện, thị làng mạc thuộc tỉnh giấc Quảng Bình. Trong hồsơ này, các report được bố trí theo vần ABC… tên phòng Giáo dục những huyện,thị xã: Phòng giáo dục và đào tạo huyện bố Trạch, Phòng giáo dục và đào tạo thị xóm Đồng Hới, PhòngGiáo dục huyện Lệ Thuỷ, Phòng giáo dục huyện Minh Hoá…

5.3. Biên soạn bạn dạng hướng dẫn khẳng định giátrị tài liệu

– phiên bản hướng dẫn khẳng định giá trị tư liệu phảiđược biên soạn chi tiết, cụ thể đối với những phông tư liệu được chỉnh lý lần đầu;những lần sau chỉ việc sửa đổi, bổ sung cho phù hợp với tình hình thực tiễn khốitài liệu đưa ra chỉnh lý.

– Nội dung phiên bản hướng dẫn khẳng định giá trị tài liệubao gồm 2 phần chính: phần bản kê (dự kiến) những nhóm tài liệu nên giữ lại bảoquản hoặc loại thoát ra khỏi phông với phần hướng dẫn rõ ràng được dùng làm căn cứ đểnhững tín đồ tham gia chỉnh lý thực hiện việc xác minh giá trị cùng định thời hạnbảo quản cho từng hồ sơ được thống tuyệt nhất (Đề cương soạn đính kèm – Phụ lục5).

– căn cứ để biên soạn bản hướng dẫn xác định giátrị tư liệu gồm:

+ các nguyên tắc, phương pháp, tiêu chuẩn chỉnh xác địnhgiá trị tài liệu;

+ các quy định của pháp luật có tương quan đến thờihạn bạn dạng quản tài liệu;

+ những bảng thời hạn bảo quản tài liệu như bảngthời hạn bảo vệ văn kiện mẫu; bảng thời hạn bảo quản tài liệu của ngành hoặccủa phòng ban (nếu có);

+ Các phiên bản hướng dẫn thành phần hồ sơ, tài liệuthuộc diện nộp lưu vào lưu giữ trữ lịch sử hào hùng các cấp;

+ danh mục hồ sơ của cơ quan, đơn vị hình thànhphông (nếu có);

+ bản lịch sử đơn vị chức năng hình thành phông cùng lịch sửphông và giải đáp phân loại, lập hồ nước sơ;

+ ngoài ra, cần xem thêm ý kiến của những cán bộ,công chức, viên chức trong cơ quan, nhất là những người làm siêng môn.

5.4. Lập kế hoạch chỉnh lý

Kế hoạch chỉnh lý là bạn dạng dự kiến nội dungcông việc, quy trình tiến độ thực hiện, nhân lực và cơ sở vật chất ship hàng cho câu hỏi chỉnhlý (Đề cương soạn đính kèm – Phụ lục 6).

Khi chỉnh lý các phông hoặc khối tài liệu to vớinhiều người tham gia thực hiện, cần được xây dựng kế hoạch chỉnh lý bỏ ra tiết, cụthể.

Các văn phiên bản hướng dẫn chỉnh lý và planer chỉnhlý nên được người dân có thẩm quyền phê thông qua hoặc bạn có nhiệm vụ thông quavà có thể bổ sung, triển khai xong trong quá trình thực hiện cho phù hợp với thực tế.

III. THỰC HIỆN CHỈNH LÝ

1. Phân các loại tài liệu

Căn cứ bản hướng dẫn phân loại, lập hồ sơ, tiếnhành phân loại tài liệu thành các nhóm theo trình từ bỏ sau:

Bước 1: phân chia tài liệu ra thành những nhóm lớn;

Bước 2: phân loại tài liệu vào nhóm mập thànhcác nhóm vừa;

Bước 3: phân loại tài liệu trong đội vừa thànhcác nhóm nhỏ.

Trong quá trình phân phân chia tài liệu thành cácnhóm, nếu phát hiện nay thấy có bạn dạng chính, bạn dạng gốc của những văn bản, tài liệu cógiá trị thuộc phông khác thì phải để riêng và lập thành danh mục để bổ sung cập nhật chophông đó.

2. Lập hồ sơ hoặc sửa đổi hoàn thiện hồ nước sơ

a) Lập hồ sơ đối với phông tài liệu không đượclập hồ sơ

Trong phạm vi các nhóm nhỏ, căn cứ bạn dạng hướng dẫnphân loại, lập hồ sơ và bạn dạng hướng dẫn xác minh giá trị tài liệu, tiến hành lậphồ sơ kết phù hợp với xác định cực hiếm và định thời hạn bảo quản cho hồ nước sơ.

Trong quy trình sắp xếp văn bản, tài liệu trongmỗi hồ nước sơ, cần phối kết hợp xem xét loại ra khỏi hồ sơ đầy đủ văn bản, tài liệu hếtgiá trị. Đối với tư liệu hết giá trị, cũng phải viết tiêu đề nắm tắt nhằm thốngkê thành hạng mục tài liệu hết giá bán trị. Tài liệu trùng thừa với tài liệu bị baohàm thuộc hồ sơ nào đề xuất được xếp nghỉ ngơi cuối hồ sơ đó và chỉ còn được loại thoát khỏi hồsơ sau thời điểm đã được kiểm tra.

Nếu một hồ nước sơ bao gồm nhiều văn bản, tài liệu cùng quádày, đề nghị phân tạo thành các 1-1 vị bảo quản một cách hợp lý.

b) sửa đổi hoàn thiện hồ sơ

Đối với font tài liệu đã được lập hồ nước sơ, căn cứbản gợi ý phân loại, lập hồ sơ và bản hướng dẫn xác định giá trị tài liệu,tiến hành kiểm tra toàn thể hồ sơ của phông; chỉnh sửa hoàn thiện làm hồ sơ kết hợpvới xác định giá trị và định thời hạn bảo vệ đối với rất nhiều hồ sơ được lậpchưa đạt yêu ước nghiệp vụ.

Mỗi hồ sơ được lập hoặc được chỉnh sửa hoàn thiệncần được để trong một tờ bìa tạm thời hoặc một sơ mày riêng và đánh một số trong những tạm thời;đồng thời, ghi số đó và đầy đủ thông tin lúc đầu về mỗi hồ sơ (như tên viết tắtcủa các nhóm (nếu có) theo giải pháp phân nhiều loại tài liệu, tiêu đề hồ nước sơ, thời hạnbảo quản với thời gian nhanh nhất và muộn tuyệt nhất của tài liệu có trong hồ sơ) lên mộttấm thẻ tạm hoặc một phiếu tin (Mẫu phiếu tin và chỉ dẫn biên mục phiếu tintham khảo Phụ lục 7 đính thêm kèm).

3. Biên mục phiếu tin

Việc biên mục phiếu tin hồ sơ và kiến tạo cơ sơdữ liệu (CSDL) làm chủ và tra tìm hồ nước sơ, tài liệu lưu giữ trữ tự động hóa hoá rất có thể tiếnhành một cách độc lập đối với các phông tài liệu đã có được chỉnh lý. Tuy nhiên, đốivới những phông tài liệu chưa được chỉnh lý, nội dung này đề xuất được phối hợp trongquá trình chỉnh lý.

Phiếu tin hồ sơ tốt phiếu miêu tả hồ sơ làbiểu ghi tổng hợp các thông tin về một làm hồ sơ hoặc một đơn vị chức năng bảo quản. Mỗithông tin hoặc nhóm thông tin được ghi bên trên một ô mục (hay có cách gọi khác là trường) củaphiếu tin. Phiếu tin được dùng để nhập tin cùng xây dựng cửa hàng dữ liệu thống trị vàtra tìm hồ sơ, tài liệu lưu lại trữ tự động hoá. Quanh đó ra, phiếu tin còn được sử dụngthay nỗ lực cho thẻ tạm bợ để khối hệ thống hoá làm hồ sơ của phông.

Các thông tin cơ bản về một làm hồ sơ hoặc một đơn vịbảo quản trên phiếu tin gồm: thương hiệu (hoặc mã) kho lưu trữ; tên (hoặc số) fonts lưutrữ; số lưu trữ; cam kết hiệu thông tin; tiêu đề hồ sơ; chú giải; thời gian của tàiliệu; thời hạn bảo vệ và chế độ sử dụng.

Ngoài ra, tuỳ theo yêu ước của mỗi cơ quan, tổchức trong vấn đề quản lý, tra tìm hồ nước sơ, tài liệu lưu lại trữ, bao gồm thể bổ sung cập nhật cácthông tin như ngôn ngữ; cây viết tích; triệu chứng vật lý; v.v…. (chi máu xem Phụlục 7 đính thêm kèm).

4. Khối hệ thống hoá hồ sơ

Bước 1: chuẩn bị xếp các phiếu tin hoặc thẻ trợ thời trongphạm vi mỗi nhóm nhỏ; sắp tới xếp các nhóm nhỏ tuổi trong từng team vừa, những nhóm vừatrong mỗi nhóm mập và những nhóm béo trong font theo phương án phân nhiều loại tài liệuvà đánh số thứ tự trong thời điểm tạm thời lên phiếu tin hoặc thẻ tạm.

Bước 2: sắp đến xếp toàn thể hồ sơ hoặc đơn vị bảo quảncủa font theo số trang bị tự trong thời điểm tạm thời của phiếu tin hoặc thẻ tạm.

Khi hệ thống hoá hồ nước sơ, phải phối hợp kiểm tra vàtiến hành chỉnh sửa đối với những trường thích hợp hồ sơ được lập bị giống nhau (trùngtoàn bộ hồ sơ hoặc một số trong những văn bạn dạng trong hồ nước sơ), bị xé lẻ xuất xắc việc khẳng định giátrị đến hồ sơ, tài liệu chưa đúng mực hoặc ko thống nhất.

5. Biên mục hồ sơ

Việc biên mục hồ sơ gồm những câu chữ sau:

a) Đánh số tờ:

Dùng cây viết chì đen, mượt hoặc thiết bị dập số để tiến công sốthứ từ của tờ tài liệu, trường đoản cú tờ thứ nhất tới tờ sau cuối có trong hồ sơ hoặc đơnvị bảo quản. Số tờ được đánh bằng chữ số ảrập vào góc phải bên trên của tờ tàiliệu. Ngôi trường hợp tiến công nhầm số thì gạch ốp đi và đánh lại ở bên cạnh; đối với nhữngtờ đã trở nên bỏ sót khi viết số thì đặt số trùng với số của tờ trước đó cùng thêm chữcái La tinh theo sản phẩm công nghệ tự abc sống sau, ví dụ: gồm 2 tờ bị thải hồi không đặt số sau tờsố 15 thì những tờ này được đánh số trùng là 15a với 15b.

Số lượng tờ tài liệu gồm trong hồ sơ hoặc đối chọi vịbảo quản ngại nào bắt buộc được bổ sung cập nhật vào thẻ trợ thời hoặc phiếu tin của hồ sơ hoặc đối kháng vịbảo cai quản đó.

b) Viết mục lục văn bản:

c) Viết bệnh từ kết thúc:

Việc khắc số tờ, viết mục lục văn bạn dạng và chứng từkết thúc chỉ áp dụng so với những hồ sơ bảo vệ vĩnh viễn và rất nhiều hồ sơ cóthời hạn bảo vệ lâu lâu năm (từ hai mươi năm trở lên).

d) Viết bìa hồ nước sơ:

Khi viết bìa hồ sơ cần lưu ý:

– Tên font là tên gọi chính thức của 1-1 vịhình thành phông. Đối với những đơn vị hình thành phông có sự thay đổi về tên gọinhưng về cơ bản, gồm chức năng, nhiệm vụ không biến hóa (tức là chưa đủ điều kiệnđể lập fonts mới) thì đem tên phông là tên gọi gọi ở đầu cuối của đơn vị hình thànhphông;

– Chữ viết trên bìa buộc phải rõ ràng, sạch, đẹp nhất vàđúng chủ yếu tả; chỉ được viết tắt số đông từ đã nguyên lý trong bảng chữ viết tắt;

– Mực nhằm viết bìa hồ sơ dùng các loại mực đen, bềnmàu.

6. Dọn dẹp tài liệu; tháo quăng quật ghim, kẹp; làmphẳng tài liệu

– sử dụng bàn chải tương thích để quét chải làm sạchtài liệu;

– Dùng các dụng vậy như: dao lưỡi mỏng, mócchuyên dùng… nhằm gỡ vứt ghim, kẹp tài liệu;

– làm phẳng tài liệu đối với những tờ tư liệu bịquăn, gấp, nhàu.

7. Thống kê, kiểm soát và làm giấy tờ thủ tục tiêu huỷtài liệu hết giá chỉ trị

7.1. Thống kê lại tài liệu hết giá bán trị

– tài liệu hết giá chỉ trị các loại ra trong thừa trìnhchỉnh lý yêu cầu được tập hợp thành các nhóm theo giải pháp phân các loại và đượcthống kê thành hạng mục tài liệu hết giá trị theo mẫu đính kèm (Phụ lục 8). Khithống kê tư liệu loại yêu cầu lưu ý:

+ những bó, gói tài liệu nhiều loại ra trong thừa trìnhchỉnh lý được tiến công số liên tục từ 01 cho đến khi kết thúc trong phạm vi toàn phông;

+ trong mỗi bó, gói, những tập tư liệu được đánhsố riêng, từ 01 cho hết.

7.2. Kiểm tra, làm giấy tờ thủ tục tiêu huỷ tài liệu loại

– tư liệu hết giá chỉ trị một số loại ra trong vượt trìnhchỉnh lý bắt buộc được hội đồng xác định giá trị tư liệu của cơ quan, tổ chức triển khai kiểmtra, cấp có thẩm quyền thẩm định.

– Qua đánh giá và thẩm tra, gần như tài liệu đượcyêu cầu giữ lại bảo vệ phải được lập thành hồ sơ và thu xếp vào địa chỉ phù hợphoặc bổ sung vào các hồ sơ tương xứng của phông; so với tài liệu hết cực hiếm vềmọi phương diện, phải khởi tạo hồ sơ ý kiến đề xuất tiêu huỷ trình cấp bao gồm thẩm quyền ra quyếtđịnh tiêu huỷ và tổ chức tiêu huỷ theo đúng quy định của pháp luật. Hồ sơ đềnghị tiêu huỷ tư liệu gồm:

+ hạng mục tài liệu một số loại kèm theo bạn dạng thuyếtminh tư liệu loại;

+ Biên bản họp Hội đồng xác minh giá trị tài liệucủa cơ quan, tổ chức;

+ Văn bản thẩm định của cấp gồm thẩm quyền.

8. Đánh số hồ nước sơ chủ yếu thức; vào bìa, hộp (cặp);viết cùng dán nhãn hộp (cặp)

– Đánh số chính thức bằng chữ số Ả rập mang lại toànbộ làm hồ sơ của font hoặc khối tài liệu giới thiệu chỉnh lý lên thẻ tạm hoặc phiếutin và lên bìa hồ nước sơ. Số hồ sơ được đánh liên tục trong toàn phông:

+ Đối với phần lớn phông hoặc khối tài liệu được chỉnhlý lần đầu: từ bỏ số 01 cho tới hết;

+ Đối với phần đông đợt chỉnh lý sau: tự số tiếptheo số hồ sơ cuối cùng trong mục lục làm hồ sơ của thiết yếu phông hoặc khối tài liệuđó trong dịp chỉnh lý trước.

– Vào bìa làm hồ sơ và gửi hồ sơ vào hộp (cặp).

Xem thêm: " Xấu Thế Nào Đẹp Ra Sao – Bí Kíp Thẩm Định Thiết Kế Trong Marketing

– Viết và dán nhãn hộp (cặp): khi viết nhãn hộp(cặp), buộc phải dùng nhiều loại mực đen, bền màu; chữ viết bên trên nhãn nên rõ ràng, dễ đọc.Nhãn được in ấn sẵn theo mẫu mã đính kèm (Phụ lục 9), có thể in thẳng lên gáy gộphoặc in riêng rẽ theo kích thước cân xứng với gáy của vỏ hộp (cặp) được dùng để làm đựngtài liệu.

9. Phát hành công cụ cai quản và tra tìm hồ nước sơ,tài liệu

9.1. Lập mục lục hồ nước sơ

Việc lập mục lục hồ nước sơ bao gồm những nội dungsau:

– Viết khẩu ca đầu, trong đó reviews tóm tắtvề lịch sử hào hùng đơn vị xuất hiện phông và lịch sử hào hùng phông; phương án phân các loại tài liệuvà kết cấu của mục lục hồ nước sơ.

– Viết các bảng hướng dẫn mục lục như bảng chỉ dẫnvấn đề; bảng chỉ dẫn tên người; bảng hướng dẫn tên địa danh; bảng chữ viết tắt sửdụng trong mục lục.

– Căn cứ những nội dung tin tức trên thẻ tạm,đánh máy với in bảng thống kê hồ sơ của phông; hoặc nhập tin từ phiếu tin vàomáy cùng in bảng thống kê làm hồ sơ từ CSDL thống trị và tra tìm hồ sơ, tư liệu củaphông (nếu database được xây dừng kết hợp với việc chỉnh lý tài liệu).

– Đóng quyển mục lục (ít tuyệt nhất 03 bộ) nhằm phục vụcho việc làm chủ và khai thác, thực hiện tài liệu.

9.2. Tạo CSDL thống trị và tra tìm kiếm hồsơ, tài liệu tự động hóa hoá

Việc tạo ra (CSDL) quản lý và tra tìm hồ nước sơ,tài liệu lưu trữ tự động hóa hoá được tiến hành theo trả lời riêng của viên Vănthư và lưu trữ nhà nước.

IV. KẾT THÚC CHỈNH LÝ

1. Kiểm tra hiệu quả chỉnh lý

– căn cứ để kiểm soát gồm:

+ Mục đích, yêu mong của lần chỉnh lý;

+ những văn phiên bản hướng dẫn chỉnh lý sẽ ban hành;

+ report kết quả khảo sát tài liệu;

+ hòa hợp đồng chỉnh lý (nếu có);

+ Biên bạn dạng giao dấn tài liệu để chỉnh lý;

+ kế hoạch chỉnh lý.

– nội dung kiểm tra:

+ kiểm soát trên các văn phiên bản hướng dẫn chỉnh lý; mụclục hồ sơ; cơ sở dữ liệu và giải pháp thống kê, tra cứu vãn khác (nếu có) với danh mụctài liệu các loại của phông hoặc khối tài liệu chỉnh lý;

+ Kiểm tra thực tế tài liệu sau khoản thời gian chỉnh lý.

– Lập biên phiên bản kiểm tra, nghiệm thu sát hoạch chỉnh lý(nếu cần).

2. Bàn giao tài liệu, chuyển động tài liệu vàokho và sắp xếp lên giá chỉ

– chuyển nhượng bàn giao tài liệu:

+ Tài liệu duy trì lại bảo quản được chuyển nhượng bàn giao theo mụclục hồ nước sơ;

+ Tài liệu một số loại ra nhằm tiêu huỷ được bàn giaotheo hạng mục tài liệu loại;

+ Tài liệu đưa phông không giống hoặc để bổ sung cập nhật chophông.

– Lập biên bạn dạng giao dìm tài liệu theo mẫu đínhkèm (Phụ lục 1).

– chuyển vận tài liệu vào kho bảo quản và chuẩn bị xếplên giá.

3. Tổng kết chỉnh lý

3.1. Viết report tổng kết chỉnh lý, vào đótrình bày cầm tắt về:

a) Những công dụng đạt được:

– tổng thể tài liệu giới thiệu chỉnh lý cùng tình trạngtài liệu trước lúc chỉnh lý;

– toàn bô tài liệu sau khoản thời gian chỉnh lý, trong đó:

+ con số tài liệu giữ giàng bảo quản: số lượng hồsơ bảo quản vĩnh viễn, bao gồm thời hạn bảo vệ lâu dài, tạm thời (hoặc bảo vệ cóthời hạn);

+ con số tài liệu nhiều loại ra để tiêu huỷ: bó hoặcgói, tập và tính theo mét giá;

+ con số tài liệu chuyển phông khác hoặc để bổsung cho phông;

– unique hồ sơ sau khoản thời gian chỉnh lý đối với yêu cầunghiệp vụ.

b) nhận xét, tấn công giá:

– Tiến độ triển khai đợt chỉnh lý so với kế hoạch;

– phần đa ưu điểm, điểm yếu trong quá trình chỉnhlý;

– tay nghề rút ra qua lần chỉnh lý.

3.2. Hoàn chỉnh và chuyển nhượng bàn giao hồ sơ lần chỉnhlý

Hồ sơ dịp chỉnh lý để bàn giao gồm:

– báo cáo kết quả khảo sát tài liệu;

– các văn phiên bản hướng dẫn chỉnh lý và kế hoạch chỉnhlý;

– Mục lục hồ sơ; cơ sở dữ liệu và phương tiện thốngkê, tra cứu giúp khác (nếu có);

– hạng mục tài liệu hết quý giá của fonts hoặckhối tư liệu chỉnh lý kèm theo bản thuyết minh;

– báo cáo kết quả lần chỉnh lý./.

PHỤ LỤC 1:

BIÊN BẢN GIAO NHẬNTÀI LIỆU

TÊN CƠ QUAN, TỔ CHỨC (cơ quan, tổ chức thống trị tài liệu)

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT nam Độc lập – tự do – hạnh phúc ———

………., ngày tháng năm 200…..

BIÊN BẢN GIAONHẬN TÀI LIỆU

– căn cứ Công văn số /VTLTNN-NVTW tháng ngày 5năm 2004 của viên Văn thư và lưu trữ nhà nước v/v phát hành bản giải đáp chỉnhlý tư liệu hành chính;

– Căn cứ: ………….……………………(1)………………………………….

Chúng tôi gồm:

BÊN GIAO: ………………………(2)…………………..…,đại diện là:

– Ông (bà): …………………………………………………………………………………

Chức vụ công tác/chức danh:………………………………………………………

– Ông (bà):………………………………………………………..……………………….

Chức vụ công tác/chức danh:…………………………….……………………………

BÊN NHẬN: ………………………(3)……………………, thay mặt đại diện là:

– Ông (bà):…….…………………………………………………………………………..

Chức vụ công tác/chức danh:………………………………………………………….

– Ông (bà):………………………………………………………………………………….

Chức vụ công tác/chức danh:………………………….………………………………

Thống duy nhất lập biên bạn dạng giao nhận tài liệu …………(4)…………..……..với các nội dung rõ ràng như sau:

1. Tên font (hoặc khối) tài liệu:…………………………………………….………

2. Thời hạn của tài liệu: ………………………………………………………………….

3. Yếu tắc và con số tài liệu:

3.1. Tư liệu hành chính:

– Tổng số vỏ hộp (cặp):………………………………………………………………………..

– Tổng số làm hồ sơ (đơn vị bảo quản):………..…………………………………

– Quy ra mét giá: ………….. Mét

3.2. Tài liệu khác (nếu có):………………………………………………………………

……………………………………………………………………………………………….……

4. Cơ chế tra cứu cùng tài liệu tương quan kèmtheo (5):

……………………………………………………………………………………………….……

…………………………………………………………………………………………….………

…………………………………………………………………………………………….………

Biên bản này được lập thành nhị bản; mỗi mặt giữmột bản./.

ĐẠI DIỆN BÊN GIAO

(Ký tên và ghi rõ họ tên)

ĐẠI DIỆN BÊN NHẬN

(Ký tên với ghi rõ bọn họ tên)

Xác nhấn củacơ quan, tổ chức (6)

(chức vụ, chữkí của người có thẩm quyền, họ tên, đóng góp dấu)

___________________________

Ghi chú:

1 địa thế căn cứ kế hoạch công tác hoặc hòa hợp đồngchỉnh lý tài liệu v.v…

2, 3 đề tên của lưu trữ trực tiếp quảnlý tài liệu, chẳng hạn như Phòng tàng trữ Bộ …, Trung tâm tàng trữ tỉnh ……., Lưutrữ Sở/Ban …….., lưu lại trữ công ty …….., v.v… và tên của cơ quan, tổ chức triển khai hoặcđơn vị (nếu có) triển khai chỉnh lý tài liệu.

4 mục đích hay ghi rõ lý do giao nhận:để chỉnh lý hoặc sau khi chỉnh lý.

5 Liệt kê những công cầm cố tra cứu cùng tàiliệu tương quan kèm theo (nếu có) như:

– Mục lục tư liệu nộp lưu;

– những công cầm cố tra tìm khác như bộ thẻ, đại lý dữliệu tra tìm tự động…;

– các tài liệu liên quan khác như bản lịch sử đơnvị hình thành phông và lịch sử phông; giải đáp phân loại, lập hồ sơ; phía dẫnxác định giá trị tài liệu v.v….

6 chứng thực của cơ quan, tổ chức triển khai quảnlý tư liệu (trong mọi trường hợp lưu trữ trực tiếp thống trị tài liệu không cócon lốt riêng).

PHỤ LỤC 2:

ĐỀ CƯƠNG BIÊN SOẠNBÁO CÁO KẾT QUẢ KHẢO SÁT TÀI LIỆU

BÁO CÁO KẾT QUẢKHẢO SÁT TÀI LIỆU

1. Tên font tài liệu:…………………………………………………………………………..

2. Giới hạn thời hạn của tài liệu:……………………. ………………………………..

3. Khối lượng tài liệu:

3.1. Tư liệu hành chính:

– Tổng số hộp (cặp):…………………………………………………………………………….

– Tổng số làm hồ sơ (đơn vị bảo quản): ………..………………………………………

– Quy ra mét giá: ………….. Mét.

3.2. Tài liệu không giống (nếu có).

4. Thành phần và câu chữ của tài liệu:

4.1. Nguyên tố tài liệu: không tính tài liệuhành chính, trong fonts hoặc khối tài liệu còn có những loại tài liệu gì (tàiliệu kỹ thuật, phim hình ảnh ghi âm…).

4.2. Câu chữ của tài liệu: tư liệu củanhững đơn vị chức năng tổ chức tuyệt thuộc về mặt chuyển động nào; số đông lĩnh vực, vụ việc chủyếu gì.

5. Tình trạng của phông hoặc khối tài liệu đưa ra chỉnh lý:

5.1. Nút độthiếu đầy đủ của fonts hoặc khối tài liệu;

5.2. Nấc độxử lý về nghiệp vụ: phânloại lập hồ sơ, xác định giá trị v.v.…;

5.3. Tìnhtrạng vật lý của phông hoặc khối tài liệu.

6. Hình thức thống kê, tra cứu giúp (nếu có).

……….……., ngày tháng năm 200.….

Người khảo sát

(Ký tên)

PHỤ LỤC 3:

ĐỀ CƯƠNG BIÊN SOẠNBẢN LỊCH SỬ ĐƠN VỊ HÌNH THÀNH PHÔNG VÀ LỊCH SỬ PHÔNG

LỊCH SỬ ĐƠN VỊHÌNH THÀNH PHÔNG VÀ LỊCH SỬ PHÔNG

………………………………………………………………………………..

Giai đoạn: ………………………………

I. LỊCH SỬ ĐƠN VỊ HÌNH THÀNH PHÔNG

1. Bối cảnh lịch sử; thời gian thành lập; chứcnăng, nhiệm vụ, quyền lợi và nghĩa vụ và cơ cấu tổ chức của cơ quan, tổ chức triển khai – đơn vị chức năng hìnhthành phông; chức năng, nhiệm vụ chủ yếu của các đơn vị trực ở trong (cần nêu rõsố, cam kết hiệu; ngày, tháng, năm và tác giả của văn bạn dạng thành lập cơ quan, tổ chức);

2. Hầu như thay đổi, bổ sung (nếu có) về: chứcnăng, nhiệm vụ, quyền lợi và nghĩa vụ và cơ cấu tổ chức tổ chức của đơn vị hình thành phông; chứcnăng, nhiệm vụ chủ yếu của các đơn vị trực thuộc;

3. Ngày, tháng, năm ngừng hoạt rượu cồn (đối với đơnvị có mặt phông đã chấm dứt hoạt động);

4. Quy chế thao tác và chính sách công tác văn thư(nêu bắt tắt lề lối làm cho việc, quan tiền hệ công tác làm việc và chính sách công tác văn thư) củacơ quan, tổ chức và những biến hóa quan trọng (nếu có).

II. LỊCH SỬ PHÔNG

1. Giới hạn thời gian của tài liệu.

2. Khối lượng tài liệu:

2.1. Tài liệu hành chính:

– Tổng số hộp (cặp): …………………………………………………….;

– Tổng số hồ sơ (đơn vị bảo quản):…………………………………..;

– Quy ra mét giá: ………….. Mét.

2.2. Tài liệu không giống (nếu có).

3. Yếu tắc và văn bản của tài liệu:

3.1. Thành phần tài liệu:

– tài liệu hành chính bao gồm những loại văn bản,giấy tờ chủ yếu gì;

– Tài liệu khác (tài liệu kỹ thuật, phim hình ảnh ghiâm…) (nếu có).

3.2. Ngôn từ của tài liệu, nêu cố thể:

– Tài liệu của các đơn vị tổ chức hay thuộc vềmặt vận động nào;

– gần như lĩnh vực, vấn đề chủ yếu và sự kiện quantrọng gì trong hoạt động của đơn vị sinh ra phông được đề đạt trong tài liệu.

4. Tình trạng của phông hoặc khối tài liệu chỉ dẫn chỉnh lý:

4.1. Tình hình thu thập tài liệu vào giữ trữcủa cơ quan, tổ chức và giao nộp tư liệu vào lưu giữ trữ lịch sử (nếu có);

4.2. Nấc độthiếu đủ của phông hoặc khối tài liệu;

4.3. Mức độxử lý về nghiệp vụ: phân một số loại lập hồ sơ, khẳng định giá trị v.v.…;

4.4. Tìnhtrạng vật dụng lý của fonts hoặc khối tài liệu.

5. Luật thống kê, tra cứu vãn (nếu có).

6. Yêu cầu khai thác, áp dụng tài liệu.

Phê duyệt

(của người có thẩm quyền hoặc bạn có trọng trách (nếu có))

(Ký tên)

.……., tháng ngày năm 200.….

Người biên soạn

(Ký tên)

PHỤ LỤC 4:

ĐỀ CƯƠNG BIÊN SOẠNBẢN HƯỚNG DẪN PHÂN LOẠI, LẬP HỒ SƠ

HƯỚNG DẪN PHÂNLOẠI, LẬP HỒ SƠ

Phông………………………………………………….

Giai đoạn:……………………………

I. HƯỚNG DẪN PHÂN LOẠI TÀI LIỆU

1. Giải pháp phân các loại tài liệu:

– Căn cứ lịch sử vẻ vang đơn vị sinh ra phông với lịchsử phông;

– địa thế căn cứ tìnhhình thực tiễn tài liệu của phông;

– căn cứ yêu cầutổ chức, thu xếp và khai thác sử dụng tài liệu,

Tài liệu phông……………………………………………………… được phân các loại theophương án ………………….…………………… ; cụ thể như sau:

I. Thương hiệu nhóm khủng (nhóm cơ bản) 1

1.1. Tên team vừa 1

1.1.1. Thương hiệu nhóm nhỏ dại 1

1.1.2. Thương hiệu nhóm nhỏ dại 2

1.1.3. Tên nhóm nhỏ tuổi 3

1.2. Tên đội vừa 2

………………………………

II. Tên nhóm bự (nhóm cơ bản) 2

2.1. Tên đội vừa 1

2.1.1. Thương hiệu nhóm nhỏ tuổi 1

2.1.2. Tên nhóm bé dại 2

2.1.3. Tên nhóm nhỏ 3

2.2. Tên đội vừa 2

…………………………………..

III. Tên nhóm khủng (nhóm cơ bản) 3

3.1. Tên đội vừa 1

…………………………………..

3.2. Tên nhóm vừa 2

…………………………………….

IV. ……………………………….

……………………………………..

2. Hướng dẫn rõ ràng trong quy trình phân loạitài liệu:

Trong phần này, căn cứ tình hình thực tế củaphông hoặc khối tài liệu chỉ dẫn chỉnh lý, cần trình bày những phía dẫn đưa ra tiết,cụ thể về việc phân loại tài liệu thành các nhóm lớn, nhóm vừa với nhóm nhỏ dại đểnhững tín đồ tham gia phân các loại tài liệu tiến hành thống nhất.

II. HƯỚNG DẪN LẬP HỒ SƠ

Trình bày những hướng dẫn chi tiết về:

1. Phương thức tập đúng theo văn bản, tư liệu thành hồsơ so với những fonts hoặc khối tài liệu còn ngơi nghỉ trong triệu chứng lộn xộn, chưađược lập hồ nước sơ;

2. Chỉnh sửa hoàn thiện hồ sơ đối với nhữngphông hoặc khối tài liệu đã được lập hồ sơ nhưng còn chưa chính xác, đầy đủ(chưa đạt yêu mong nghiệp vụ);

3. Việc viết tiêu đề hồ nước sơ;

4. Việc sắp xếp văn bản, tài liệu phía bên trong hồsơ;

5. Việc biên mục hồ nước sơ.

Phê duyệt

của người dân có thẩm quyền hoặc người có trọng trách (nếu có)

(Ký tên)

.……., ngày tháng năm 200.….

Người biên soạn

(Ký tên)

PHỤ LỤC 5:

ĐỀ CƯƠNG BIÊN SOẠNBẢN HƯỚNG DẪN XÁC ĐỊNH GIÁ TRỊ TÀI LIỆU

HƯỚNG DẪN XÁCĐỊNH GIÁ TRỊ TÀI LIỆU

Phông……………………………………………..

Giai đoạn:………………………….

Căn cứ …… (nêu những căn cứ được vận dụng đểbiên soạn phía dẫn xác định giá trị tài liệu font ……,

Việc xác định giá trị với định thời hạn bảo quản cho hồ sơ, tư liệu trong quá trình chỉnhlý fonts …………….. được tiến hành theo giải đáp dưới đây:

A. Nhóm hồ sơ, tài liệu bảo vệ vĩnh viễn,lâu dài: liệt kê rõ ràng các một số loại hồ sơ,tài liệu bao gồm thời hạn bảo quản vĩnh viễn, thọ dài.

B. Team hồ sơ, tài liệu bảo quản tạm thời: liệt kê rõ ràng các loại hồ sơ, tài liệu cóthời hạn bảo vệ tạm thời.

C. Team tài liệu loại thoát ra khỏi phông: liệtkê cụ thể những một số loại tài liệu nhiều loại rakhỏi phông, gồm:

I.Tài liệu hết giá trị

II. Tư liệu trùng thừa

III. Tài liệu bị bao hàm

IV. Tài liệu ko thuộc fonts

Ngoài ra, trong văn phiên bản này, cần trình bày nhữnghướng dẫn bỏ ra tiết, cụ thể về việc xác định giá trị tài liệu và định thời hạn bảoquản cho từng hồ sơ để những người tham gia chỉnh lý thực hiện được thống nhất.

PHỤ LỤC 6:

ĐỀ CƯƠNG BIÊN SOẠNKẾ HOẠCH CHỈNH LÝ TÀI LIỆU

KẾ HOẠCH CHỈNHLÝ TÀI LIỆU

Phông ………………………………….

Giai đoạn:………………………..

1. Mục đích, yêu cầu của đợt chỉnh lý

– tổ chức khoa học tập tài liệu fonts ………. Phụcvụ yêu ước quản lý, bảo quản bình an và tổ chức sử dụng tài liệu của phông.

– Chỉnh lý theo hướng dẫn chỉnh lý tài liệu hànhchính ban hành theo cục Văn thư và tàng trữ nhà nước.

– Bảo vệ, bảo quản an toàn tài liệu vào quátrình chỉnh lý.

2. Nội dung công việc, phân công trách nhiệmvà thời hạn trả thành

Stt

Nội dung công việc

Người thực hiện

Người phối hợp

Thời h?