Bài giảng quản trị hành chính văn phòng

Home Mưu lược kinh doanh bài giảng quản trị hành chính văn phòng
quản trị hành bao gồm hành chính văn phòng nghiệp vụ văn chống nhân viên cấp dưới hành chính Thư ký văn phòng quá trình văn phòng

Bạn đang xem: Bài giảng quản trị hành chính văn phòng

*
ppt

đại lý dẫn liệu


*
ppt

giao dịch trong marketing thương mại điện tử


*
pdf

Học làm Thư Ký...chuyên nghiệp


*
pdf

NGỘ ĐỘC THỰC PHẨM vì NẤM MỐC NẤM MEN VÀ PHƯƠNG PHÁP XÁC ĐỊNH CHỈ TIÊU NÀY vào SẢN PHẨM THỦY SẢN KHÔ


*
pdf

NGỘ ĐỘC THỰC PHẨM bởi vì SHIGELLA VÀ PHƯƠNG PHÁP XÁC ĐỊNH CHỈ TIÊU NÀY trong SẢN PHẨM THỦY SẢN KHÔ


Xem thêm: Trò Chơi Điện Tử Aaa Game Là Gì ? Game 3A Là Gì? Aaa (Công Nghiệp Trò Chơi Điện Tử)

*
pdf

báo cáo nghiên cứu: một trong những điểm khác biệt giữa các công cố kỉnh tham vấn chủ ý nhân dân và phép tắc giữ mối tương tác với cử tr...


*
doc

Luận văn: đại lý dẫn liệu trong truy thuế kiểm toán BCTC và các cơ sở dẫn liệu trong cách thức kiểm toán cơ phiên bản và tuân thủ


*
pdf

bài giảng quản ngại trị hành chủ yếu văn chống - Chương 4: nâng cao hiệu quả công việc hành chủ yếu văn phòng


*
pdf

hoàn thiện cơ sở pháp luật về vận động chất vấn và trả lời chất vấn trên phiên họp Ủy ban hay vụ Quốc hội


Nội dung

Môn họcQUẢN TRỊ HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNGCompany Logo NHIỆM VỤ CỦA SINH VIÊN1.Dự giờ giảng định hướng trên lớp2.Nghiên cứu giúp tài liệu tìm hiểu thêm do thầy giáo giới thiệu3.Làm bài bác tập tình huống4.Thảo luận trường hợp trên lớp5.Làm bài xích kiểm tra kiến thức và kỹ năng trên lớp6.Làm bài tập thực hành thực tế nhóm7.Thi chấm dứt học phầnCompany Logo Phân tía thời gian:- Số giờ triết lý trên lớp: 65%- Thảo luận, giải quyết và xử lý tình huống, thực hành: 35% Điều khiếu nại tiên quyết:Sinh viên sẽ học những môn học thuộc kiến thức và kỹ năng cơ sởngành như:- quản ngại trị học- hành động tổ chứcCompany Logo  Tiêu chuẩn đánh giá bán sinh viên:• 45% Điểm bài xích tập kiểm tra, BT cá nhân, thái độ,chuyên cần.• 55% Điểm bài thi Thang điểm: 10/10• chăm cần, thái độ 10%• bài tập cá nhân: 25%• BT kiểm soát thường kỳ: 10%• Kiểm tra chấm dứt học phần: 55%Company Logo NỘI DUNG MÔN HỌCChương 1: TỔNG quan lại VỀ QUẢN TRỊ HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNGChương 2 NGHIỆP VỤ HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNGChương 3 : LÂP KẾ HOẠCH HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNGChương 4 : TỔ CHỨC HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNGChương 5 : KIỂM TRA CÔNG VIỆC HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNGCompany Logo Tài liệu học tập tập:1.2.3.4.5.6.7.Trương Hoàng Hoa Duyên; giáo trình nội bộ quản trịhành chính văn phòng- Đại học tập Duy Tân-2011Mike Havey - quản ngại trị hành chánh văn phòng công sở – NXBThống kê 1997PGS.TS Nguyễn Hữu Thân - quản lí trị hành chính Vănphòng - NXB những thống kê 2004GS.TS Nguyễn Thành Độ, GVC Nguyễn Thị Thảo - Quảntrị công sở - NXB Lao đụng – làng mạc hội 2005PGS.TS Nguyễn Hữu Thân - quản trị văn phòng – NXBKhoa học tập kỹ thuật 2005Nghiệp vụ thư ký văn phòng và tổ chức triển khai – học viện chuyên nghành Hànhchánh giang sơn – 2003….Company Logo Thảo luận:Tổ chức? hành chính?Company Logo Tổ chức cũng rất có thể được hiểu theo nghĩa khác:1. Là 1 từ ngữ dùng làm thay nuốm cho doanh nghiệp,công ty hoặc tập đoàn2. Là một trong những thực thể như doanh nghiệp, có nghĩa là doanh nghiệpđó được tổ chức3. Cách tổ chức triển khai nguồn tài nguyên để đã đạt được mục tiêunào đóCompany Logo Hành chính: chuyển động liên quan đến sự vận hành trôichãy của các họat động đã đạt được bằng các phương tiệncủa những hệ thống hành chính được thiết kế theo phong cách tốt, được hỗtrợ bằng quản trị hữu hiệuCompany Logo LOGOQUẢN TRỊ HÀNH CHÍNH VĂNPHÒNGADMINISTRATIVE OFFICE MANAGEMENT Các có mang CHÚNG TA đề nghị thảo luận cai quản là gì? cai quản trị là gì? quản ngại trị và thống trị giốngvà khác biệt như thếnào? quản ngại trị hành thiết yếu vănphòng là gì?Company Logo Các bạn hãy quan sát đàn kiến tha mồiCompany Logo Các bạn hãy xem người chỉ đạo dàn nhạcCompany Logo Bộ đội kéo pháoCompany Logo Quản trị khác quản lý như cố nào kỹ năng lãnh đạo quá lên cả khả năng quản lý phần đông nhà lãnh đạo xuất sắc cũng là đông đảo nhà quản ngại lýgiỏi. Tuy nhiên, gồm có nhà làm chủ giỏi lại khôngthể phát triển thành người làm chủ giỏi. đơn vị quản lý: có công dụng hoạch định, tổ chức, kiênđịnh, linh hoạt và thao tác hiệu quả công ty lãnh đạo: có tầm nhìn, có công dụng thúc đẩy, cókhả năng truyền cảm hứng thống trị (tiếng Anh là Management ; tiếng Latinhmanum agere = "điều khiển bởi tay“)Company Logo Văn phòng gồm mối quan lại hệ ra sao với các phòng bankhác trong tổ chứcBan Giám đốcVăn phòngP HCTHChi nhánh AP Nhân sựP maketingP Kỹ thuậtChi nhánh BPkế toánNhóm dự ánPX SX1PXSX2Company Logo MỤC TIÊUSau khi học xong chương này sinh viên sẽ có được khả năng bộc lộ được các chức năng và trách nhiệm của nhân viênhành thiết yếu và thư ký văn phòng. Phân biệt được đà nào là các bước quản trị hànhchính công sở và vậy nào là các bước hành chínhvăn phòng. gọi được các vị trí, tiêu chuẩn, chức năng, nhiệm vụcủa các cấp bậc hành thiết yếu văn phòng rất cần được có.Company Logo TÓM LƯỢC NỘI DUNG1. Tổng quan về văn phòng và các bước hành chủ yếu vănphòng2. Quản trị hành chính văn phòng cùng nhà quản trị hànhchính văn phòngCompany Logo NỘI DUNG1. Khái niệm quản trị HCVP2. Các cấp bậc quản ngại trị HCVP3. Chức năng của quản lí trị HCVP4. Nội dung quản trị HCVPCompany Logo KHÁI NIỆM VĂN PHÒNG- Theo nghĩa rộng (văn phòng tổng quát): Là cỗ máylàm vấn đề tổng hợp và trực tiếp trợ giúp cho việc quản lý cáchoạt động của ban chỉ huy một cơ quan, đơn vị.Company Logo KHÁI NIỆM VĂN PHÒNG- Theo nghĩa nhỏ nhắn (văn chống chức năng): công sở là nơilàm việc của một cơ quan, 1-1 vị, là địa điểm giao tiếp đối nộivà đối ngoại của cơ quan đơn vị đó.Company Logo KHÁI NIỆM VĂN PHÒNG theo cách tiếp cận về góc nhìn tổ chức: Văn phònglà một đơn vị cấu thành của tổ chức bao gồm các yếu tố cấuthành tương xứng với việc tiến hành chức năng, nhiệm vụđược giao theo định hướng vận động chung của tổ chức.Company Logo KHÁI NIỆM VĂN PHÒNGTiếp cận theo tính năng tổ chức: Văn phòng là một thựcthể tồn tại để triển khai các vận động tham mưu, tổng hợp,hậu bắt buộc theo yêu thương cầu trong phòng quản trị tổ chức. Tiếp cận theo đặc thù hoạt động: văn phòng và công sở là mộtthực thể tồn tại để triển khai việc làm chủ thông tin phục vụcho điều hành trong phòng quản trị.Company Logo KHÁI NIỆM VĂN PHÒNGVăn phòng là 1 trong những thực thể vĩnh cửu một phương pháp kháchquan trong những tổ chức để thực hiện các chức nănghành chính văn phòng theo yêu cầu của phòng quản trị tổchức kia .Company Logo KHÁI NIỆM VĂN PHÒNG Những đặc điểm chung của văn phòng :- Văn phòng bắt buộc là cỗ máy được tổ chức tương thích vớiđặc điểm của từng cơ quan.Văn chống được cai quản và quản lý điều hành theo những tiêuchuẩn tốt nhất địnhVăn chống phải bao gồm địa điểm vận động giao dịch vớicơ sở vật hóa học nhất định.Company Logo CHỨC NĂNG VĂN PHÒNG tính năng tham mưu tổng hợp tác dụng giúp việc điều hành tính năng hậu cầnCompany Logo CHỨC NĂNG THAM MƯUTham mưu là vận động trợ góp nhằm đóng góp phần tìmkiếm những ra quyết định tối ưu mang đến quá trình thống trị để đạtkết trái cao nhất.Chủ thể làm công tác tham mưu trong cơ quan đơn vị chức năng cóthể là cá thể hay bè đảng tồn tại hòa bình tương đối vớichủ thể quản lí lý.Company Logo CHỨC NĂNG THAM MƯUĐể có chủ kiến tham mưu mang đến lãnh đạo, vănphòng thực hiện nhiệm vụ gì?Company Logo CHỨC NĂNG GIÚP VIỆC ĐIỀU HÀNH xây cất kế hoạch quý tháng, tuần, ngày tổ chức triển khai thực hiện. văn phòng là nơi triển khai các chuyển động lễtân, tổ chức hội nghị, chuyến đi công tác, tưvấn cho lãnh đạo về công tác làm việc soạn thảo vănbản. ….Company Logo CHỨC NĂNG HẬU CẦN văn phòng công sở là thành phần cung cấp, ba trí, quản lýcác phương tiện thiết bị khí cụ đó để đảm bảosử dụng hiệu quả.Company Logo NHIỆM VỤ CỦA VĂN PHÒNG Tổng vừa lòng chương trình công tác làm việc của cơ quanđơn vị: kiến tạo kế hoạch công tác làm việc hàngquý, tháng, tuần của lãnh đạo tích lũy xử lý, thống trị và thực hiện thông tinCompany Logo NHIỆM VỤ CỦA VĂN PHÒNG Truyền đạt những quyết định làm chủ của lãnh đạo Theo dõi bài toán triển khai tiến hành các quyết định Tổng vừa lòng tình hình hoạt động vui chơi của các đơn vị để báocáo lãnh đạo Đề xuất các biện pháp giao hàng sự chỉ huy điều hànhcủa lãnh đạoCompany Logo CÔNG VIỆC HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNGCÔNG TÁC VĂN THƯCÔNG TÁC QUẢN LÝ VẬT TƯ, TRANG THIẾT BỊCÔNG TÁC LƯU TRỮCÔNG TÁC TÀI VỤCÔNG TÁC TỔ CHỨC NHÂN SỰBẢO VỆ…Company Logo NGHIỆP VỤ HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG nhiệm vụ soạn thảo văn bản Nghiệp vụ làm chủ văn bản Nghiệp vụ tổ chức hội nghị Nghiệp vụ tổ chức triển khai chuyên đi công tác của lãnh đạo nghiệp vụ lễ tânCompany Logo QUẢN TRỊ HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG VÀNHÀ QUẢN TRỊ HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNGCompany Logo Thảo luận:Những câu hỏi sau phía trên thường được nêuvề quản ngại trịa. Quản ngại trị là 1 trong những nghệ thuật hay một khoa họcb. Những nhà quản trị là bẩm sinh hay được đào tạoc. Quản trị có thể dạy được khôngCompany Logo Khái niệm tính năng nhiệm vụ của VP VP là một trong những đơn vị trong cơ quan bao gồm nhiệm vụ Thu thập Tổ chứcThông tin Phân phối Truyền đạt bảo vệ lưu trữ tài liệu,hồ sơBộ trang bị điều hànhtổng hợp Trợ giúp với tham mưu mang đến lãnh đạo triển khai các hoạt độngquản lý và quản lý cơ quan 1-1 vị VD: VP Quốc hội, VP bao gồm phủ, VP Sở, VP Tổng công tyCompany Logo Nhiệm vụ của hành thiết yếu văn chống là xử lýthông tin, tin tức được biểu thị qua bachiều.•Thông tin nguồn vào (input information flow)•Thông tin áp ra output (output information flow)•Thông tin nội bộ (internal information flow)Company Logo Một vào những công dụng quan trọng củavăn chống là sinh sản mọi thương mại dịch vụ và điều kiệnthuận lợi đến các thành phần nghiệp vụ kháclàm câu hỏi hiệu quả.Company Logo Trong thực tế hoạt động hành thiết yếu VP diễnra như thế nào?Company Logo KHÁI NIỆM QUẢN TRỊ HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNGManagementPersonnelRevenuesResearch &DevelopmentProductionMaketing và SalesPurchasingOffice ServicesOffice ServicesCompany Logo Ví dụ:Bạn có nhiệm vụ xử lý deals mua nguyên đồ vật liệu,sản phẩm hoặc thiết bị đến xí nghiệp. Để cách xử trí đơnhàng người này phải phụ trách về một số côngviệc như đánh máy đơn đặt hàng, thực hiện máy vi tính,fax,… để thực hiện đặt hàng, toàn bộ những giấy tờ thủ tục đóđều được tiến hành bởi nhân viên hành thiết yếu chínhvăn phòngCompany Logo KHÁI NIỆMQuản trị hành bao gồm văn chống là việchoạch định, tổ chức, phối hợp, tiêu chuẩnhoá và kiểm soát các vận động thu thập,xử lý, thống trị và sử dụng thông tin.Company Logo CẤP BẬCCác yếu tố để phân chia cấp bậc HCVP- Tính tinh vi của công việc- Trách nhiệm so với công việc- cường độ giám sát- mức độ giao tiếp- Trách nhiệm so với người khácCompany Logo CẤP BẬCNhân viên HCVPThư ký kết HCVPNhàNhàquảnquảntrịtrịHCVPCVPCompany Logo CẤP BẬCChức năngNhân viênHCVPYêu cầuCompany Logo CẤP BẬC NHÂN VIÊN HCVPChức năng: giải quyết các công việc hành chính đơn thuầnYêu cầu: bao gồm chút tay nghề trong các nghành nghề dịch vụ sau:- nhân viên cấp dưới đánh máy, nhân viên cấp dưới lưu trữ hồ sơ, tiếp tân viênvà nhân viên cấp dưới hành thiết yếu văn phòng tổng quát.- Thực hiện quá trình hành thiết yếu văn phòng sản phẩm ngày-Nhân viên xử lý thông tin mức thấp và tốc ký-Họ là đa số người thao tác làm việc tại những phòng ban chuyên môn.Company Logo CẤP BẬC- Thư ký kết chuyên ngành- Thư ký kết HCVP tổng quát- Thư ký cách xử trí thông tinThư kýYêu cầuCompany Logo CẤP BẬC THƯ KÝChức năng: làm việc tại các phần tử chuyênmôn không giống nhauYêu cầu.•Biết phán đoán, có kỹ năng và kiến thức chuyên môn•Có lao động trí óc sáng tạo.•Ngoài ra chúng ta phải có nhiều kinh nghiệm và trình độ chuyên môn họcvấn cao.Nhiệm vụ của thư ký• quá trình hành chính văn chống tổng quát.•Công việc quản trị hồ sơ.•Công việc nghe với nhận điện thoại.Company Logo•Công việc đánh máy với sao giữ gìn hồ sơ. CẤP BẬCChức vụQuản trịYêu cầuCompany Logo NHÀ QUẢN TRỊ HCVPChức năng: có rất đầy đủ các tiêu chuẩn chỉnh của nhà quảntrị, công ty quản trị hành thiết yếu văn phòngYêu cầu:• Trưởng chống thông tin,• Trưởng phòng hồ sơ,• Trưởng phòng hành chính,…Company Logo NẤT THANG CẤP BẬCCHỨC VỤNhân viênThư kýCấp cai quản trịChứcvụ-Nhân viên tiếp tân vànhân viên hành chính(nhân viên thư tín hoặcnhân viên lưu trữ hồsơ).- Tốc cam kết viên.-Nhân viên tấn công máy.-Nhân viên điều hànhxử lý thông tin.-Thư ký kết chuyên ngànhluật, y khoa,…-Thư ký tổng thể (thưký mang lại quản đốc cấptrung hoặc cấp cao).-Chuyên viên giải pháp xử lý thôngtin: thư ký hành chínhhoặc thư ký thư từ liênlạc.- Trợ lý hành chính- Trưởng phòng chủ tịch hànhchính-Trưởng phòng thông tin-Trưởng phòng hồ sơ -Trưởngphòng cách xử lý thông tinYêucầuCó nhiệm vụ chuyênmôn và gồm kinh nghiệmtrong nghề ở tại mức độ tốithiểu.Có nghiệp vụ chuyênmôn cao và/hoặc thêmtrình độ học tập vấn với cókinh nghiệm vào nghề.Có khả năng quản trị doanh nghiệp vớikinh nghiệm và/hoặc có trình độ chuyên môn họcvấn siêng ngành về công việc hànhchính văn phòng.Company Logo 1. Quan sát nhận ra làm sao về vai trò của thư cam kết hiện tạivà tương lai. Theo bạn liệu thư ký kết và nhân viên cấp dưới HCVPcó thể đổi vị trí lẫn nhau trong các bước HCVP đượckhông? vì chưng sao?2.Theo anh chị em hành bao gồm văn phòng gồm vai trò nhưthế làm sao trong tổ chức triển khai và trong thực tế chuyển động hànhchính văn phòng diễn ra như nạm nào?3. Hãy cho ý kiến của các bạn về đánh giá sau:“Bộ phận hành chủ yếu văn phòng là bộ phận làm dâutrăm họ, vì thế dễ bị chỉ trích” các bạn có dìm xét gì vềnhận định trên?Company Logo Hãy bàn thảo về nhận định và đánh giá sau:“Bộ phận hành bao gồm văn chống là thành phần làmdâu trăm họ, do đó dễ bị chỉ trích” các bạn có nhậnxét gì về đánh giá và nhận định trên?Company Logo NẤC THANG CẤP BẬCChánh văn phòngPhó chánh VPTrợ lý siêng nghiệpThư ký cấp trung/ cung cấp thấpLễ tânNhân viên văn phòngCompany Logo CHỨC NĂNG QUẢN TRỊ HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNGĐỊNH HƯỚNGCHỨCNĂNGTỔ CHỨCDUY TRÌKIỂM TRAMục tiêuThực hiện tại MTĐảm bảohoàn thành MTRà soátCompany Logo NỘI DUNG QUẢN TRỊ HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNGPhân tích dự báoNỘI DUNGXây dựng kế hoạchPhân công thực hiệnLãnh đạo điều hànhCompany Logo NỘI DUNG QUẢN TRỊ HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNGCung cung cấp nguồn lựcNỘI DUNGĐiều chỉnh hoạt độngTổng kết rút gớm nghiệmHuấn luyện nghiệp vụCompany Logo NHÀ QUẢN TRỊ HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNGCompany Logo NHIỆM VỤ NHÀ QUẢN TRỊ HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNGTạo tổ chức cơ cấu tổ chức hành bao gồm tốt(1) gọi biết những loại hình các bước hành chính văn phòng.(2) tổ chức một lực lượng hành thiết yếu văn phòng(3) cung ứng đầy đủ các phương tiện truyền thông bên trongbộ phận hành chính(4) Đảm bảo mọt thân tình đồng đội giữa những nhân viên vănphòng thông qua việc lựa chọn lọc, cải cách và phát triển và rượu cồn viên.Company Logo NHIỆM VỤ NHÀ QUẢN TRỊ HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNGTạo cơ cấu tổ chức tổ chức hành bao gồm tốt(5) tổ chức triển khai và gia hạn cơ sở đồ chất(6) lựa chọn và buôn bán dụng nạm văn phòng, thứ máymóc cùng dụng cụ.(7) Phối hợp quá trình hành chính của thư ký kết với kiểm soátviên.(8) phối kết hợp các vận động hành bao gồm với những hoạt độnghành chủ yếu văn chống của các phần tử phòng ban khác.Company Logo NHIỆM VỤ NHÀ QUẢN TRỊ HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNGHoạch định quá trình hành chính(1) biết cách tạo sự hợp lý cho ngày làm việc của mỗimột công việc.(2) Lên kế hoạch, phân tích, chỉ huy để các bước đượchoàn tất.(3) loại trừ sự lãng phí năng lượng của con người và sửdụng sản phẩm móc cần thiết.(4) Biến công việc thành dễ dàng bằng phương pháp làm cho côngviệc trở nên ít phức tạp.Company Logo NHIỆM VỤ NHÀ QUẢN TRỊ HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNGKiểm soát các bước hành chính(1) Điều hành các thủ tục hành chủ yếu và điều hành nhânviên.(2) duy trì các đơn vị dịch vụ thư từ, năng lượng điện thoại, năng lượng điện tín,tiếp tân.(3) cung ứng kịp thời các dịch vụ hành chính cho bất cứnơi làm sao trong tổ chức triển khai theo yêu cầu.(4) bảo trì lịch huấn luyện để các nhân viên hành chínhcó năng lực và trình độ rất đầy đủ nhất.Company Logo NHIỆM VỤ NHÀ QUẢN TRỊ HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNGKiểm soát quá trình hành chính(5) gia hạn các tiêu chuẩn về số lượng, các cẩm nanghành chủ yếu văn phòng và các dữ kiện khác.(6) gia hạn lịch theo dõi để xem các thủ tục dành được cảitiến và vận dụng không.(7) kiểm soát và điều hành nhân viên với hỗ trợ công việc của nhóm.Company Logo TIÊU CHUẨN CỦA NHÀ QUẢN TRỊ HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG(1) Được đào tạo(2) có chức năng gánh vácủy thác trách nhiệm và quyền hành.(3) có công dụng giảng dạy(4) Có quan điểm tiếp cận những phương pháp làm câu hỏi mới.Company Logo TIÊU CHUẨN CỦA NHÀ QUẢN TRỊ HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG(5) Tính ngay sát gủi:(6) Óc khôi hài(7) Phong cách thanh lịch và ngoại giao(8) kiểm soát cảm xúcCompany Logo TIÊU CHUẨN CỦA NHÀ QUẢN TRỊ HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG(9) gồm óc sáng kiến và dễ dàng tưởng tượng(10) tự tin(11) Óc phán đoán12) kĩ năng nóiCompany Logo Tại sao nhà quản trị hành thiết yếu văn phònglà bạn phải gồm óc ý tưởng sáng tạo và trí tưởngtượng?Company Logo THƯ KÝ VÀ ĐẶC ĐIỂM LAO ĐỘNG CỦA THƯ KÝCompany Logo KHÁI NIỆMThư ký là 1 trong trợ lý của cai quản trị (an excutive assistant), làngười cố vững các nghiệp vụ hành chủ yếu văn phòng(office skills) có công dụng nhận lãnh nhiệm vụ mà khôngcần đánh giá trực tiếp, bao gồm óc phán đoán, óc sáng kiến và đưara những quyết định trong phạm vi quyền lợi của mìnhCompany Logo KHÁI NIỆM THƯ KÝ VĂN PHÒNGThư ký văn phòng là những người dân được giao đảm nhận mộthoặc toàn bộ các quá trình có liên quan tới các lĩnh vựcchuyên môn của một văn phòngCompany Logo CHỨC NĂNG CỦA THƯ KÝ-Thứ nhất: hoạt động của thư ký bao hàm việc ghi chép,soạn thảo những văn bản, giấy tờ, hồ sơ, tài liệu trong cuộchọp, hội nghị, hội thảo.- thứ hai: hoạt động vui chơi của thư ký bao gồm các công việcliên quan cho văn thư, liên hệ thư tín, giấy tờ thủ tục hành thiết yếu ởvăn phòng của một cơ quan, tổ chức.Company Logo CHỨC NĂNG CỦA THƯ KÝ-Thứ ba: vận động thư cam kết là hoạt động trợ giúp, giúp việccho thủ trưởng ban ngành tổ chức-Thứ tư: vận động thư ký là chuyển động quản lý, điều hànhcông việc hàng ngày của một nhóm chức xóm hội làm sao đó. Thư kýmang tính chất vận động như một thủ trưởng.Ví dụ: Tổng thư ký kết hội công ty văn, Tổng thư ký kết hội bên báo,Tổng thư ký kết hội nhạc sĩ,…Company Logo NHIỆM VỤ CỦA THƯ KÝNhững các bước thuộc về quan hệ nam nữ cá nhân1. Thư tín2. Đện thoại3. Thu xếp chuyến du ngoạn công tác cho lãnh đạo4. Tiếp khách5. …Company Logo NHIỆM VỤ CỦA THƯ KÝNhững công việc thuộc về quan hệ văn bản(1) làm chủ công văn của đơn vị, bên quản trị(2) biên soạn thảo, kiểm để mắt tới văn bạn dạng trước lúc trình thủtrưởng cơ quan(3) tổ chức tài liệu vừa lòng lýCompany Logo NHIỆM VỤ CỦA THƯ KÝNhững nhiệm vụ thuộc về tổ chức triển khai công việc• hứa hẹn gặp• Lập lịch làm cho việc• thống kê lại kiểm tra• âu yếm sắp xếp phòng làm việcCompany Logo ĐẶC ĐIỂM LAO ĐỘNG CỦA NGƯỜI THƯ KÝNhững yêu cầu đối với thư ký• nên được cơ quan thủ trưởng tin yêu và xứng đáng vớitin cậy đó.Phải bao gồm tính cách sau:• Tính thẳng thắn, chân thành, cởi mở và chi tiết trongcông việc.Company Logo ĐẶC ĐIỂM LAO ĐỘNG CỦA NGƯỜI THƯ KÝNhững yêu thương cầu đối với thư ký•Nhanh nhẹn, kịp thời, chủ yếu xác.• Bền bỉ, vững vàng, kiên quyết, công bằng, kỹ luật.Ngoài ra còn tồn tại thái độ dứt khoát, tính trường đoản cú chủ, sự vui tính,tính chịu đựng, niềm tin kỹ điều khoản (theo Jacgueline Mareuiltrong “ cẩm nang fan thư ký”).Company Logo ĐẶC ĐIỂM LAO ĐỘNG CỦA NGƯỜI THƯ KÝNăng lực chăm mônNăng lực giao tiếpNăng lực quản ngại lýPhẩm chất, kỹ năngCompany Logo NĂNG LỰC CHUYÊN MÔN•Hiểu sâu fe về công việc và nghề nghiệp của mình, về trách nhiệm màmình được giao;•Thao tác thành thạo những nghiệp vụ trình độ đúng yêucầu;•Có năng lực truyền đạt, phía dẫn các nghiệp vụchuyên môn cho tất cả những người khác• thực hiện thành thạo các nghiệp vụ hành thiết yếu vănphòng.Company Logo NĂNG LỰC GIAO TIẾP•Xử sự đúng đắn, kế hoạch sự, hài hoà với tất cả người cùng biếttự kìm nén mình•Tinh ý, thông minh, biết tiếp thu mọi lời khuyên thíchhợp trong rất nhiều tình huống;•Có năng lực nhớ đúng mực các thông tin cần thiết•Có phát âm biết rộng lớn về xóm hội với biết phù hợp ứng với mọihoàn cảnh•Có kỹ năng sử dụng ngôn ngữ cần thiết trong côngviệc;Company Logo NĂNG LỰC GIAO TIẾP•Biết tổ chức tốt quá trình và phối hợp công tác quản lý•Có tư duy logic, biết phản ứng với tự phán đoán một cáchnhanh chóng•Có kỹ năng quyết định chính xác và kịp thời phần đa vấnđề cần thiết•Biết quản lý thời gian, chuẩn bị xếp quá trình và phân bổ thờigian đúng theo lýCompany Logo PHẨM CHẤT, KỸ NĂNGPhẩm chất•Yêu nghề và bao gồm ý thức vươn lên trong ngành nghiệp•Có ý thức kỹ luật, từ bỏ giác cùng triệt nhằm trong công việc•Có nhân kiệt động, linh hoạt, cẩn trọng và chu đáo•Có ý thức tương trợ, đoàn kết, biết toá mở và kín đáo,tế nhị khi buộc phải thiết.Company Logo CẤP BẬC THƯ KÝCó ý kiến cho rằng: “Thư cam kết là nghề solo giản,mang đặc thù sự vụ, ai ai cũng có thể làm được,không cần chuyên môn chuyên môn”. Các bạn có chủ ý gìvề nhân định này ?Company Logo THẢO LUẬNCó nhận định cho rằng:“Không giỏi lắng nghe những âm nhạc khác nhau, đólà nhược điểm lớn nhất của một nhà quản lý”(Nữ quản lý nổi tiếng của Mỹ- Mary Kay”Các anh (chị) hãy cho chủ ý của cá thể về nhậnđịnh trênCompany hình ảnh
Bài viết xem nhiều